近年のデジタル化の進展によって、インターネット上で契約を締結することができる電子契約を導入する動きが加速しています。

今回は、業務のデジタル化の代表ともいえる「電子契約書」を取り上げます。

コロナ禍を機に急拡大した電子契約

日常生活からビジネスシーンに至るまで、日本では印鑑が使用される場面がとても多く、その種類も実印、銀行印、認印などさまざまです。

いわゆる「はんこ文化」は日本特有の根強い慣習で、政府が掲げる「働き方改革」の障壁となる一面もあるほどです。

しかし、2019年末から世界的に蔓延した新型コロナウイルスの感染によって、電子契約のニーズが増加。

テレワークやリモートワークの普及が急速に進んだことで、出社せずにオンライン上で完結できる電子契約を利用する事業者が急増しました。

2021年1月には「地方自治法施行規則」の改正によって、自治体における電子契約サービス利用に関する規制が緩和されており、自治体でも電子契約導入への取り組みが加速しています。

電子契約書と書面契約書の違い

電子契約は「電子署名法」の要件を満たしていれば、書面契約と同等の法的効力を持ちますが、両者には異なる点が多くあります。

決定的な違いは、その形式の違いです。

書面契約では紙を使用しますが、電子契約では電子データが用いられるため、契約までのプロセスから契約後の保管に至るまで、物理的な取り扱いは発生しません。

デジタルデータの電子文書には改ざんのリスクがあるため、不正を防止し、法的効力を担保するためには電子署名とタイムスタンプの併用が推奨されています。

タイムスタンプとは、電子文書が原本であることを証明するための技術。

付与された時刻に電子データが存在していたことや、それ以降に変更されていないことを確実かつ簡単に証明することができます。

参考：総務省ホームページ
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/top/ninshou-law/timestamp.html

電子契約書のメリット

電子契約書はペーパーレスなので、印刷・製本・封入・送付といった作業が不要なだけでなく、用紙代やインク代、収入印紙代や郵送料などもかかりません。

郵送によるタイムラグも発生しないため、契約締結までのスピードアップも可能。

さらに、契約書類のファイリングや保管するためのスペース確保も必要なく、契約書の紛失リスクを予防する手間も不要です。

書面契約書から電子契約書に移行することで、業務の効率化はもちろん、大幅なコストカットが期待できます。

電子契約書を導入する際の注意点

会社にとってメリットの多い電子契約書ですが、実際に導入する際には、社内での新たな運用ルールの確立や取引先との調整、法令の確認など、注意すべきことも多くあります。

電子契約書への切り替えには取引先との合意が必要であり、取引先によっては利用の承諾が得られないこともあります。

また、導入を予定している電子契約サービスのシステムが電子署名法に準じているか、改正電子帳簿保存法に対応しているかの確認も必要です。

電子署名法が2001（平成13）年に施行されて以降、IT書面一括法、e-文書法、電子帳簿保存法、デジタル社会形成整備法など、デジタル化に関する法制度が整えられ、現在では企業が取り交わす契約書のほとんどで電子契約による締結が可能となりました。

しかし、一部の契約においては、法令などの規定により書面での契約書が必須となっているため電子契約が利用できません。

これらの注意点について専門家にもしっかりと相談したうえで、導入を進めることをおすすめします。