2019/12/20オフィス用電話回線を準備しよう!そのための手順を解説

オフィスに電話を引くために必要になるのが、電話回線です。初めて手続きをする際には、何をどのようにして決定すれば良いのか、悩んでしまう方も多いものです。

オフィスの電話回線は、具体的にどのように選択すれば良いのでしょうか。わかりやすくまとめます。

まずはビジネスフォンの数を決定

オフィスの電話回線を選ぶ際に、まずチェックしたいのが、「ビジネスフォンが何台必要になるのか」という点です。従業員の数と事業の形態から、必要数を決定していきましょう。

ビジネスフォンの必要数は、以下の計算式で求められます。

【必要な数=従業員数+会議室用+受付用】

つまり従業員数が10人の会社であれば、10+1+1=12台が必要台数となります。もし、ほとんど電話を使わないというのなら、複数人で1台を使う形にしてもいいでしょう。

ビジネスフォンでは電話機同士を内線でつなぎ、やりとりをしたり電話を転送したりすることが可能です。スムーズに仕事を進めていくために必要なアイテムであり、設置には工事が必要なこともありますので、足りないことがないように注意しましょう。

電話の通話チャンネル数と電話回線数を決定

次に決めるのは、電話の通話チャンネル数です。こちらは「同時に外部と通話できる数」と考え、必要数を選んでみてください。

小規模オフィスの場合、

  • 電話番号
  • FAX番号

の2チャンネル分を契約すれば、事足りるケースが多いようです。

一方で中規模から大規模オフィスになると、

  • 代表用番号
  • 部署ごとの番号
  • FAX番号

などが必要となります。

またコールセンターのような部署であれば、一人のお客様の対応で違うお客様からの電話がとれないと多くの機会を損失してしまうので、「2人以上が同時に通話できないと困る!」というところも当然あるはずです。

必ずしも「ビジネスフォンの台数分だけ契約しなければならない」ということではありませんので、部署ごとの人数や業務内容を把握した上で、通話チャンネル数を決定しましょう。

そのうえで必要な電話回線数を契約します。電話回線の種類によって通話チャンネル数は異なります。

  • アナログ回線 … 1回線 1チャンネル
  • ISDN回線 … 1回線 2チャンネル
  • IP電話 … 1回線 1~複数チャンネル(※各社サービスによる)
  • ひかり電話 … 1回線 1~複数チャンネル(※各社サービスによる)

例えば電話番号とFAX番号だけ使いたい場合、アナログ回線なら2回線、ISDN回線なら1回線契約する必要があります。

電話回線の種類によって料金、サービスなどは異なります。会社の形態にあったものをしっかりと吟味してみてください。

必要なオプションの検討

オフィス用の電話回線では、どのようなオプションが利用できるのかを踏まえた上で、契約プランを決定することも非常に重要です。オプションを賢く活用することで、業務をスムーズに進めていくための手助けをしてくれるでしょう。

  • 電話転送機能
  • 着信番号表示機能(ナンバーディスプレイ)
  • 番号追加、回線追加機能
  • 迷惑電話おことわり機能

どのような機能が必要になるのかは、業務内容や利用環境によって変わってくるでしょう。とはいえ、利用したいと思っていたオプション機能が使えないと、困ってしまいます。必要機能が使えることを確かめた上で、契約プランを検討してみてください。

オフィス電話回線を用意するために必要な費用は、契約状況によって変わってきます。必要な環境をチェックした上で、コストについての見積もりも依頼してみてください。条件を整理した上で話を進めていけば、失敗も防げるでしょう。

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