2019/06/26移転挨拶は早めの準備が鍵!タイミングや方法、文例を紹介

オフィスの移転が決まれば、移転前に取引先への挨拶を行う必要があります。新オフィスのレイアウト決めや工事発注、そして移転にまつわるさまざまな手続きなど、やるべきことがたくさんある時期ですが、取引先への挨拶は「忘れてはいけない重要タスク」として頭に入れておかなければなりません。

とはいえ、移転挨拶はどのタイミングでどのように行うべきなのか悩んでしまうことはありませんか? 移転挨拶を行うために、知っておくべきポイントをまとめます。

移転挨拶が重要な理由

移転挨拶は、取引先企業に対して「弊社のオフィスが変わりましたよ」ということを告げる重要な挨拶となります。取引を行う上で、お互いのオフィスの情報は重要な意味を持ちます。

移転挨拶を事前にきちんと行い、取引先企業にも情報を更新してもらうことで、今後の取引も円滑に進んでいくことでしょう。

事後報告で「そういえばオフィス変わったんです」などと、電話で手早く済ませたい!と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、疎かにすると会社の信頼も失いかねません。

移転挨拶の方法と時期について

では具体的に、移転挨拶はどのように、いつ行うべきなのでしょうか。

まず挨拶文は通常、書状で送付するのがマナーです。最近ではメールで送付する企業もありますが、どの方法で移転挨拶をするにも、改まった形式の文にするということが大切です。

挨拶状の送付時期は、オフィスが実際に移転する日の1カ月前から2週間前までが目安となります。書状で送付する場合は、この時期に相手の手元に届くように調整すれば、実際の移転日までに、余裕をもって住所の変更作業を行ってもらうことができるでしょう。移転にまつわるトラブルが予想される場合には、事前に対処することも可能となります。

書状で送付する場合、挨拶状の作成から印刷・投函までには、約1カ月程度の準備期間が必要となるケースも少なくありません。「まだまだ先のこと」と思っていると、スケジュールに余裕がなくなることも考えられますから、送付先のリスト作りなどは早めに行っておきましょう。

移転挨拶、文例をご紹介

実際の移転挨拶は、どのように記載したら良いの?と悩んだら、以下の文例を参考にしてみてください。

移転のご案内

拝啓 時下益々ご発展のこととお慶び申し上げます
毎々格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます
さて このたび 弊社は○月○日付けで移転をすることになりました
お手数ですがご登録の変更などよろしくお願いいたします

これを機に社員一同専心努力いたす所存でございます
何とぞ倍旧のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にて移転のお知らせのみ申し上げます

敬具

令和△年△月 吉日
株式会社○○○○

上記の文に自社の新しい情報を付け加えることで、丁寧な挨拶文に仕上げます。

オフィスの移転が決まったら、移転挨拶についても並行して準備を進めていきましょう。直前になってバタバタしないためにも、計画的な行動を心掛けてみてください。

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