2019/06/26移転挨拶は早めの準備が鍵!タイミングや方法、文例を紹介

オフィスの移転が決まれば、移転前に取引先への挨拶を行う必要があります。新オフィスのレイアウト決めや工事発注、そして移転にまつわるさまざまな手続きなど、やるべきことがたくさんある時期ですが、取引先への挨拶は「忘れてはいけない重要タスク」として頭に入れておかなければなりません。

とはいえ、移転挨拶はどのタイミングでどのように行うべきなのか悩んでしまうことはありませんか? 移転挨拶を行うために、知っておくべきポイントをまとめます。

移転挨拶が重要な理由

移転挨拶は、取引先企業に対して「弊社のオフィスが変わりましたよ」ということを告げる重要な挨拶となります。取引を行う上で、お互いのオフィスの情報は重要な意味を持ちます。

移転挨拶を事前にきちんと行い、取引先企業にも情報を更新してもらうことで、今後の取引も円滑に進んでいくことでしょう。

事後報告で「そういえばオフィス変わったんです」などと、電話で手早く済ませたい!と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、疎かにすると会社の信頼も失いかねません。

移転挨拶の方法と時期について

では具体的に、移転挨拶はどのように、いつ行うべきなのでしょうか。

まず挨拶文は通常、書状で送付するのがマナーです。最近ではメールで送付する企業もありますが、どの方法で移転挨拶をするにも、改まった形式の文にするということが大切です。

挨拶状の送付時期は、オフィスが実際に移転する日の1カ月前から2週間前までが目安となります。書状で送付する場合は、この時期に相手の手元に届くように調整すれば、実際の移転日までに、余裕をもって住所の変更作業を行ってもらうことができるでしょう。移転にまつわるトラブルが予想される場合には、事前に対処することも可能となります。

書状で送付する場合、挨拶状の作成から印刷・投函までには、約1カ月程度の準備期間が必要となるケースも少なくありません。「まだまだ先のこと」と思っていると、スケジュールに余裕がなくなることも考えられますから、送付先のリスト作りなどは早めに行っておきましょう。

移転挨拶、文例をご紹介

実際の移転挨拶は、どのように記載したら良いの?と悩んだら、以下の文例を参考にしてみてください。

移転のご案内

拝啓 時下益々ご発展のこととお慶び申し上げます
毎々格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます
さて このたび 弊社は○月○日付けで移転をすることになりました
お手数ですがご登録の変更などよろしくお願いいたします

これを機に社員一同専心努力いたす所存でございます
何とぞ倍旧のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にて移転のお知らせのみ申し上げます

敬具

令和△年△月 吉日
株式会社○○○○

上記の文に自社の新しい情報を付け加えることで、丁寧な挨拶文に仕上げます。

オフィスの移転が決まったら、移転挨拶についても並行して準備を進めていきましょう。直前になってバタバタしないためにも、計画的な行動を心掛けてみてください。

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最寄駅
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入居予定
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■2018年9月、大規模リニューアル工事実施済!(エントランス、貸室内等)
■貸室内には、受付・会議室等の造作を予め設置したセットアップオフィス!
■ガラス張りの会議室が魅力的なデザイナーズオフィス!※什器はございません

日本橋ノースプレイス 3階

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最寄駅
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入居予定
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■2017年10月、大規模リニューアル実施済!(エントランス、EVホール、貸室内、トイレ給湯、屋上テラス等)
■エントランスは癒しを与える空間に、貸室内はクリエイティブな空間に生まれ変わりました。

ヘリオスビル

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入居予定
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■山手通りに面しており、視認性のよいビル!
■2019年11月末、貸室リニューアル工事完了予定
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北品川369ビル

当社管理

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:37.15坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
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:東京都品川区北品川3-6-9 9階
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入居予定
:2020年2月1日予定

■大規模リニューアル工事(エントランス・貸室内等)2020年2月完了予定!
■第一京浜に面しているため視認性が高いです!
■6、9階内装造作付きデザイナーズオフィス!詳細はお問い合わせください。

東京セントラルプレイス

当社管理自社物件居抜物件

面積
:122.65坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋兜町22-6 3階
最寄駅
:東京メトロ東西線/茅場町駅
入居予定
:即日

■2019年6月上旬、3階貸室内リニューアル工事実施済!
■2020年2月上旬、4階貸室内リニューアル工事完成予定!
■受付、会議室、空調、照明、OAフロア、トイレ、給湯新設。

WACROSS NINGYOCHO

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:33.20坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
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:東京都中央区日本橋蛎殻町1-12-7 4階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/人形町駅
入居予定
:即日

■2019年8月下旬、3階貸室内リニューアル工事実施済。
■2019年7月下旬、4階貸室内リニューアル工事実施済。
■受付スペース、会議室を予め設置したセットアップオフィス!

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:19.71坪
賃料
:相談
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所在地
:東京都中央区八丁堀3-18-11 2階
最寄駅
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入居予定
:即日

■2017年6月、大規模リニューアル工事実施済!
■会議室付セットアップオフィス、オフィス什器レンタル相談可能!
■新耐震基準適合ビル!整形で綺麗なオフィスです。

INFINITY IKEBUKURO

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:49.44坪
賃料
:相談
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最寄駅
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入居予定
:相談

■2019年11月中旬、エントランス・共用部等リニューアル工事完了予定!
■東京メトロ副都心線【池袋駅】徒歩3分の立地!複数路線使用可能!
■1階は風除室から直接出入りが可能です!

DUO西新宿 1004号室

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最寄駅
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■東京メトロ丸ノ内線【西新宿駅】徒歩2分!新宿駅徒歩圏内!
■SOHO利用相談可能!(契約形態は住居契約となります。)
■1階コンビニ入居中!

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:63.12坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
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最寄駅
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入居予定
:即日

■銀座二丁目並木通りにある中規模商業施設!!
■重飲食対応可能の飲食店舗可能物件!!(9階G室のみ)
■並木通り、柳通り、レンガ通り3方向からのアプローチが可能!

EDGE南青山 2階

当社管理

面積
:161.25坪
賃料
:4,192,500円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都渋谷区渋谷4-2-12 2階
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/表参道駅
入居予定
:即日

■2017年10月上旬、2階貸室内リニューアル工事完了!(空調更新、照明LED化、トイレ・給湯)
■2017年12月下旬、大規模リニューアル工事完了!(ビルエントランス・EVホール等)
■駐車場空有り!詳細はお問合せください!

(仮称)神宮前一丁目PJ

当社管理自社物件

面積
:66.00坪
賃料
:2,600,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都渋谷区神宮前1-10-34 1棟
最寄駅
:東京メトロ千代田線/明治神宮前駅
入居予定
:相談

■軽飲食、物販店舗、美容室等各種用途相談可能
■2019年12月、外観・エントランスリニューアル工事完了予定!
■B1階、1階、2+3階それぞれに専用入口設置予定!

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当社管理自社物件

面積
:30.02坪
賃料
:1,410,940円
共益費
:無
所在地
:東京都港区北青山3-7-2 2階
最寄駅
:東京メトロ千代田線/表参道駅
入居予定
:相談

■東京メトロ千代田線【表参道駅】徒歩2分。新築店舗ビル!
■飲食店舗、物販店舗、美容室、クリニック等各種用途相談可能!
■1階と2階は内階段の設置相談可能!

アルタ平河町ビル 201号室

当社管理

面積
:16.79坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区平河町1-3-7 201号室
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/半蔵門駅
入居予定
:即日

■2019年、貸室内(8月完了)・エントランス・共有部(11月中旬完了予定)リニューアル。
■東京メトロ半蔵門線【半蔵門駅】、東京メトロ有楽町線【麹町駅】徒歩4分と利便性が高い立地。
■オートロックでセキリュティ良好!

THE GATE ICHIGAYA

当社管理

面積
:21.82坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区市谷田町3-6 4階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/市ヶ谷駅
入居予定
:2020年4月1日予定

■2017年12月、外壁、エントランス、貸室内、大幅リニューアル実施済!
■外濠を臨む眺望に優れ、クリエイティブなデザイナーズオフィスです。

アドミラル紀尾井町ビル 1階A室

当社管理

面積
:24.35坪
賃料
:535,656円
共益費
:73,044円
所在地
:東京都千代田区紀尾井町3-28 1階A室
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/麹町駅
入居予定
:2020年5月上旬予定

■プリンス通り沿いの1階路面物件!サービス店舗相談可能です。
■東京メトロ有楽町線【麹町駅】、東京メトロ半蔵門線【永田町駅】徒歩5分圏内
■視認性もよく交通も便利な立地です!!

神保町センタービル

当社管理自社物件

面積
:25.05坪
賃料
:551,100円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区神田神保町2-5 4階
最寄駅
:都営新宿線/神保町駅
入居予定
:即日

■内装造作付きデザインオフィス!!
■2019年11月末、エントランスリニューアル工事完了予定
■【神保町駅】徒歩1分!!トイレ男女別!

共栄入谷ビル 4階

当社管理

面積
:17.58坪
賃料
:175,800円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都台東区入谷1-27-5 4階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/入谷駅
入居予定
:2020年1月上旬予定

■東京メトロ日比谷線【入谷駅】徒歩1分の立地!
■昭和通りに面し、視認性良好
■新耐震基準!

四谷三栄町N・Nビル

当社管理自社物件居抜物件

面積
:23.64坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区四谷三栄町12-7 4階
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/四谷三丁目駅
入居予定
:相談

■貸室内リニューアル、2020年2月中旬完成予定!
■受付・会議室付セットアップオフィスに生まれ変わります!
■窓面が多く明るい室内、バルコニー付き、レイアウトも組みやすい整形です!

THE TERRACE TSUKIJI 3階(EAST)区画

当社管理自社物件居抜物件

面積
:49.72坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区築地7-2-1 3階(EAST)区画
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/築地駅
入居予定
:即日

■大規模リニューアル工事実施済(外観:2019年3月完成済/エントランス:2018年9月完成済)
■2019年3月、パークサイドに佇む開放感ある室内、エレガントな内装へリニューアル工事実施済!

THE CORNER 日本橋 east

当社管理自社物件居抜物件

面積
:79.44坪
賃料
:1,588,800円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋馬喰町1-9-1 5~7階
最寄駅
:JR総武線快速/馬喰町駅
入居予定
:即日

■大規模リニューアル実施中(エントランス・貸室等)
※2019年11月上旬完了予定(時期変更の可能性あり)
■5~7階メゾネット区画

grandir ginza east

当社管理自社物件

面積
:34.42坪
賃料
:相談
共益費
:相談
所在地
:東京都中央区新富1-8-2 5階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:即日

■2019年8月、外観・エントランス・EVホール大規模リニューアル完了済
■室内リニューアル完成済(4・5階:2019年7月完成済)
■ガラスパーテーションの会議室付セットアップオフィス

チェスナットヒルズ

当社管理

面積
:168.27坪
賃料
:相談
共益費
:相談
所在地
:東京都目黒区八雲3-25-11 2階
最寄駅
:東急大井町線/九品仏駅
入居予定
:2020年1月下旬予定

■目黒通りに面しており、視認性良好!
■直接階段あり!
■スケルトンでのお引渡しのため内装は自由自在!

TERRACE HILL AOYAMA 2階

当社管理居抜物件

面積
:32.49坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区赤坂8-5-8 2階
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/青山一丁目駅
入居予定
:2020年1月上旬予定

■元住居ならではの採光の良さがあります!
■会議室と執務室が区切られており、間仕切り不要!
■ダイレクトイン可能な専用バルコニー、使い勝手自由な専用庭付き!

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