2019/06/26移転挨拶は早めの準備が鍵!タイミングや方法、文例を紹介

オフィスの移転が決まれば、移転前に取引先への挨拶を行う必要があります。新オフィスのレイアウト決めや工事発注、そして移転にまつわるさまざまな手続きなど、やるべきことがたくさんある時期ですが、取引先への挨拶は「忘れてはいけない重要タスク」として頭に入れておかなければなりません。

とはいえ、移転挨拶はどのタイミングでどのように行うべきなのか悩んでしまうことはありませんか? 移転挨拶を行うために、知っておくべきポイントをまとめます。

移転挨拶が重要な理由

移転挨拶は、取引先企業に対して「弊社のオフィスが変わりましたよ」ということを告げる重要な挨拶となります。取引を行う上で、お互いのオフィスの情報は重要な意味を持ちます。

移転挨拶を事前にきちんと行い、取引先企業にも情報を更新してもらうことで、今後の取引も円滑に進んでいくことでしょう。

事後報告で「そういえばオフィス変わったんです」などと、電話で手早く済ませたい!と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、疎かにすると会社の信頼も失いかねません。

移転挨拶の方法と時期について

では具体的に、移転挨拶はどのように、いつ行うべきなのでしょうか。

まず挨拶文は通常、書状で送付するのがマナーです。最近ではメールで送付する企業もありますが、どの方法で移転挨拶をするにも、改まった形式の文にするということが大切です。

挨拶状の送付時期は、オフィスが実際に移転する日の1カ月前から2週間前までが目安となります。書状で送付する場合は、この時期に相手の手元に届くように調整すれば、実際の移転日までに、余裕をもって住所の変更作業を行ってもらうことができるでしょう。移転にまつわるトラブルが予想される場合には、事前に対処することも可能となります。

書状で送付する場合、挨拶状の作成から印刷・投函までには、約1カ月程度の準備期間が必要となるケースも少なくありません。「まだまだ先のこと」と思っていると、スケジュールに余裕がなくなることも考えられますから、送付先のリスト作りなどは早めに行っておきましょう。

移転挨拶、文例をご紹介

実際の移転挨拶は、どのように記載したら良いの?と悩んだら、以下の文例を参考にしてみてください。

移転のご案内

拝啓 時下益々ご発展のこととお慶び申し上げます
毎々格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます
さて このたび 弊社は○月○日付けで移転をすることになりました
お手数ですがご登録の変更などよろしくお願いいたします

これを機に社員一同専心努力いたす所存でございます
何とぞ倍旧のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にて移転のお知らせのみ申し上げます

敬具

令和△年△月 吉日
株式会社○○○○

上記の文に自社の新しい情報を付け加えることで、丁寧な挨拶文に仕上げます。

オフィスの移転が決まったら、移転挨拶についても並行して準備を進めていきましょう。直前になってバタバタしないためにも、計画的な行動を心掛けてみてください。

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■2019年10月上旬、エントランスリニューアル実施済!
■2020年3月下旬、3階・5階貸室内大規模リニューアル工事済!
■2020年9月上旬、2階貸室内大規模リニューアル完了予定!

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■鍛冶橋通り沿いの立地!
■天井を抜いた開放的な執務空間(ガラスパーテーションの会議室を設置)

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:賃料に含む
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:都営浅草線/宝町駅
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■2020年2月、エントランスリニューアル工事実施済!9階テラス付。
■2020年3月より貸室内大規模リニューアル工事順次完了予定!
■JR山手線【東京駅】八重洲南口徒歩7分!

REGRARD NINGYOCHO

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:都営浅草線/東日本橋駅
入居予定
:相談

■都営浅草線【東日本橋駅】B2出口徒歩4分!
■2020年8月、大規模リニューアル完了予定(エントランス・EVホール・貸室)
■受付やガラスパーテーション会議室付きのセットアップオフィス!

N-cross KUDAN

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最寄駅
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入居予定
:2020年7月上旬予定

■2019年、エントランス・共有部大規模リニューアル工事実施!!
■貸室内【会議室×1室】【受付】設置予定!!
■緑あふれる外濠の風景を貸室内から眺めることができます。

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最寄駅
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入居予定
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■窓面が多く明るい室内です。
■2019年3月、トイレ・給湯室リニューアル工事完了

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:東京都目黒区目黒2-10-11 9階
最寄駅
:都営三田線/目黒駅
入居予定
:2020年12月1日予定

■山手通り、目黒通りに面しており、視認性の高いビルです!
■敷地内機械式駐車場も空きございます!

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最寄駅
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入居予定
:2020年8月1日予定

■2018年9月、エントランス・6階貸室内の大規模リニューアル工事完了!
■2020年7月、5階貸室内にも透明感のあるガラスパーテーションの受付・会議室設置予定!
■公園の緑、隅田川の青を感じる、テラスで仕事をしているような、優雅で開放的なオフィスです!

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最寄駅
:都営三田線/日比谷駅
入居予定
:2020年7月中旬予定

■飲食店舗可能!
■レイアウトがしやすい間取りで、スケルトン渡し!

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:50.01坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
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最寄駅
:東急目黒線/不動前駅
入居予定
:即日

■山手通りに面しており、視認性のよいビル!
■2019年12月下旬、共用部リニューアル工事完了

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賃料
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:賃料に含む
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最寄駅
:都営三田線/三田駅
入居予定
:2020年9月予定

■2020年9月、2階貸室内リニューアル工事完了予定!
■シェア・コワーキングオフィスを意識したデザインのセットアップオフィス!

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:21.61坪
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:388,980円
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:賃料に含む
所在地
:東京都港区芝大門1-16-11 B1階
最寄駅
:都営大江戸線/大門駅
入居予定
:2020年8月上旬予定

■2020年7月、貸室内リニューアル工事完了予定!
■約20坪の会議室付デザイナーズオフィス!
■2020年5月、ビル名が変更となりました。

REGRARD SHIMBASHI

当社管理自社物件居抜物件

面積
:23.81坪
賃料
:595,250円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区新橋6-13-9 2階
最寄駅
:都営三田線/御成門駅
入居予定
:2020年7月1日予定

■2020年5月、エントランスリニューアル工事完了!
■2020年6月、2階貸室内リニューアル工事完了!
■2020年8月、1階貸室内リニューアル完了予定!

TERRACE SITE 四谷 (旧:四谷三栄町N・Nビル) 2階

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:28.54坪
賃料
:599,340円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区四谷三栄町12-7 2階
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/四谷三丁目駅
入居予定
:2020年11月予定

■2020年11月上旬、貸室内リニューアル工事完了予定!
■2020年8月下旬、エントランスリニューアル工事完了予定!
■働きやすさと居心地の良さを兼ね備えたデザインとなっております!

グランファースト新宿御苑

当社管理自社物件居抜物件

面積
:128.28坪
賃料
:相談
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:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区大京町22-1 4階
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/四谷三丁目駅
入居予定
:即日

■ワークスタイルの変化に対応するラウンジやミーティングルーム付き!
■オフィス家具セットアップ予定(4階のみ完了)のため入居後に即日利用可能!
■9階共用ラウンジ、喫煙所を設置予定!

秋葉原ファーストスクエア

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面積
:70.53坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋馬喰町2-3-3 10階
最寄駅
:JR総武線快速/馬喰町駅
入居予定
:即日

■2019年11月、大規模リニューアル工事開始(エントランス・EVホール等)。
■各貸室リニューアル工事中。※セットアップ区画
■室内にフェイクグリーンを使用し温かみのある空間を演出。

南青山ヒルフラッツ 4階

当社管理自社物件

面積
:40.87坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区南青山1-26-5 4階
最寄駅
:東京メトロ千代田線/乃木坂駅
入居予定
:2020年9月中旬予定

■2020年9月中旬、貸室内リニューアル工事完了予定!
■約40坪の会議室付デザイナーズオフィスが誕生します!
■東京メトロ千代田線【乃木坂駅】徒歩2分です!

Biz-ark浅草橋駅前

当社管理自社物件居抜物件

面積
:48.69坪
賃料
:1,071,180円
共益費
:賃料に含む
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最寄駅
:都営浅草線/浅草橋駅
入居予定
:2020年7月下旬予定

■内装家具付きモデルオフィス!
■2020年7月下旬、エントランス・共用部等大規模リニューアル工事完了予定!
■大通り(江戸通り)沿いで視認性良好!

BCプラザ

当社管理

面積
:54.54坪
賃料
:相談
共益費
:190,890円
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:東京都千代田区九段南2-3-10 4階
最寄駅
:東京メトロ東西線/九段下駅
入居予定
:2020年11月1日予定

■高級感のある石張りの美しいエントランス。
■整形のレイアウトしやすい形状。

ドーリック南青山 1+2階

当社管理

面積
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賃料
:相談
共益費
:283,000円
所在地
:東京都港区南青山2-27-14 1+2階
最寄駅
:東京メトロ銀座線/外苑前駅
入居予定
:2020年9月予定

■新国立競技場も手掛ける、隈研吾による建設。
■青山ブランドの重厚感ある建物です。
■業種等ご相談ください。

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