2019/08/21オフィス移転、案内メールの文例紹介

オフィスを移転することが決まったら、関係各所への連絡も忘れてはいけません。取引先などへは、案内状という形で送付するのが一般的ではありますが、近年ではメールで案内を行うケースも増えてきています。

とはいえメールでの案内は、案内状を使うケースよりも略式となりますから、普段以上に丁寧な文面を心掛ける必要があります。

今回は、オフィス移転の案内をメールで送付する場合の、文例について紹介します。

件名は簡潔に

ビジネスにおいては、日々多数のメールがやり取りされています。「オフィスの移転」という重要な内容を送付する際には、確実に相手の目の留まるよう、工夫することが大切です。

多くのメールの中に埋もれてしまわないためには、まず件名で簡潔に内容を伝えてください。

  • 事務所移転のお知らせ
  • 本社移転のご案内

件名でズバリ案内内容を伝えることで、相手の目に留まりやすくなります。

文面は丁寧に、そしてわかりやすく

オフィス移転のお知らせは、とにかくわかりやすく丁寧に作成することが大切です。とはいえ、難しく考えすぎる必要はありません。以下の流れに沿って、内容を考えていきましょう。

1.時候の挨拶&日ごろの感謝

オフィス移転の案内メールとはいえ、いきなり本題に入るのは、ぶしつけな印象になってしまいます。まずは挨拶文と共に、日ごろのお取引に対する感謝の念を伝えることで、丁寧な印象になります。

  • 平素より大変お世話になっております。
  • 平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。

普段よりも丁寧な文章を心掛けてください。

2.オフィス移転のお知らせ

次はいよいよ本題で、オフィスの移転についてお知らせします。とはいえ、ここで新住所や電話番号など、具体的な情報を伝える必要はありません。まずは「移転する」ということについてのみ、簡潔に伝えてください。

  • この度弊社は、下記に移転することが決定いたしました。
  • この度当社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。

一文でシンプルに、お知らせしましょう。

3.今後の抱負

こちらはいわゆる、締めの文章となります。今後の業務への心意気や豊富などを伝えることで、結びの挨拶とします。

  • これを機に、社員一同さらに努力いたして参りますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
  • これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。

またメールという略式でのお知らせになったことをお詫びする文章を組み込むと、より一層丁寧な印象になるでしょう。「メールでのご連絡となり大変恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」などのフレーズを、活用してみてください。

4.移転詳細情報

最後は、移転に関わる情報を詳しく記載していきます。

  • 新住所
  • 電話番号・FAX番号
  • 新事務所での営業開始日
  • 移転に伴う休業日、電話・FAXなどの不通時間が発生する場合はその日時

これで、移転メールは完成です。

移転のお知らせは、1カ月前~2週間前を目安に送付してください。案内メールの宛先リストを前もって作っておくと送信漏れを防ぎ、スムーズに送ることができます。

また案内メールを一斉送信した際によくあるのが、送信エラーで戻ってきているケースです。送り漏れは取引先に大変失礼な印象を与えますし、迷惑をかけてしまうことにもなりえます。メールを送った後の確認まで忘れないよう注意しましょう。

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BizSQUARE GINZA

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賃料
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所在地
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最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:即日

■2019年8月、B1階貸室内リニューアル工事済!
■2019年11月、エントランス・EVホール大規模リニューアル工事済

STRADA GINZA EAST

当社管理自社物件居抜物件

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:23.70坪
賃料
:相談
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最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:即日

■2020年2月、外観・エントランス・EVホール大規模リニューアル工事済!
■室内は、受付・会議室付セットアップオフィス!
■ガラスパーテーションを使用した明るい室内!!

豊穣ビル 7階

当社管理自社物件

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賃料
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共益費
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最寄駅
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入居予定
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■JR山手線、京浜東北線【田町駅】徒歩5分
■2020年7月、会議室付セットアップオフィスへリニューアル工事完了予定!
■デザイナーズオフィスをお探しのお客様におススメです!

茶乃木ビル B1階

当社管理自社物件

面積
:21.34坪
賃料
:426,800円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区芝大門1-16-11 B1階
最寄駅
:都営大江戸線/大門駅
入居予定
:相談

■都営大江戸線【大門駅】徒歩1分!JR各線【浜松町駅】徒歩5分!
■2020年6月、会議室付セットアップオフィスへリニューアル工事完了予定!
■20坪前後のコンパクトオフィスをお探しの企業様へオススメです!

REGRARD SHIMBASHI

当社管理自社物件居抜物件

面積
:23.81坪
賃料
:595,250円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区新橋6-13-9 3階
最寄駅
:都営三田線/御成門駅
入居予定
:即日

■2020年2月、貸室内リニューアル工事完了!
■会議室付セットアップオフィスが誕生しました。
■ご内見希望の場合は真壁(080-3918-8461)までお問い合わせください。

KDビル

当社管理自社物件居抜物件

面積
:28.57坪
賃料
:542,830円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都台東区台東1-24-9 8階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/秋葉原駅
入居予定
:2020年8月1日予定

■内装造作付きデザイナーズオフィス!
■2020年8月、エントランス・貸室内・共用部等大規模リニューアル工事完了予定!
■世界中の注目を集める街「秋葉原」エリアに所在。

Biz-ark浅草橋駅前 (旧:大手町建物浅草橋駅前ビル) 5階

当社管理自社物件居抜物件

面積
:48.69坪
賃料
:1,071,180円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都台東区浅草橋1-9-13 5階
最寄駅
:都営浅草線/浅草橋駅
入居予定
:2020年6月上旬予定

■2020年4月、ビル名が変更となりました。
■内装家具付きモデルオフィス!
■2020年6月上旬、エントランス・貸室内・共用部等大規模リニューアル工事完了予定!
■大通り(江戸通り)沿いで視認性良好!

THE GATE 水道橋

当社管理自社物件

面積
:27.03坪
賃料
:648,720円
共益費
:賃料に含む
所在地
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最寄駅
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入居予定
:2020年9月上旬予定

■JR中央線・総武線各駅停車【水道橋駅】西口より徒歩1分の立地!
■2020年6月中旬、内装造作付きデザイナーズオフィス完成予定!
■各階室内専用テラス設置予定!さらに屋上テラスも設置予定!

東京セントラルプレイス (旧:マルカ日甲ビル) 4階

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:122.65坪
賃料
:相談
共益費
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最寄駅
:東京メトロ東西線/茅場町駅
入居予定
:即日

■2020年2月上旬、4階貸室内リニューアル工事実施済!(受付、会議室、空調、照明、OAフロア、トイレ、給湯新設)

京橋ファーストスクエア

当社管理自社物件居抜物件

面積
:43.75坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区京橋1-6-13 9階
最寄駅
:都営浅草線/宝町駅
入居予定
:即日

■2020年2月、エントランスリニューアル工事実施済!
■2020年3月より貸室内大規模リニューアル工事順次完了予定!
■JR山手線【東京駅】八重洲南口徒歩7分!

アルタ平河町ビル

当社管理

面積
:12.15坪
賃料
:182,250円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区平河町1-3-7 802号室
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/半蔵門駅
入居予定
:即日

■2019年8月:貸室内、2019年12月:エントランス・共有部リニューアル工事済!
■東京メトロ各線【半蔵門駅】、【麹町駅】徒歩4分と利便性が高い立地。
■オートロックでセキリュティ良好!

BCプラザ 2階

当社管理

面積
:54.54坪
賃料
:790,830円
共益費
:190,890円
所在地
:東京都千代田区九段南2-3-10 2階
最寄駅
:東京メトロ東西線/九段下駅
入居予定
:即日

■緑に恵まれた落ち着いた周辺環境。
■高級感のある石張りの美しいエントランス。
■整形のレイアウトしやすい形状。

新富町営和ビル

当社管理居抜物件

面積
:18.57坪
賃料
:389,970円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区新富1-16-8 7階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:2020年4月15日予定

■2017年10月、外観・エントランス大規模リニューアル工事実施済!
■男女トイレ別、ガラスパーテーションの会議室付きセットアップオフィスです。
■保証会社ご加入の場合、敷金が無のため初期費用を抑えられます!

エクシズビル 2階

当社管理

面積
:47.11坪
賃料
:612,430円
共益費
:141,330円
所在地
:東京都品川区東大井5-26-22 2階
最寄駅
:りんかい線/大井町駅
入居予定
:即日

■JR京浜東北線【大井町駅】徒歩4分のアクセス良好なオフィスビル
■3駅4路線使用可能な足回りのよい立地
■トイレ隔階男女別

パストラーレ神宮前 4階

当社管理自社物件

面積
:36.21坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都渋谷区神宮前2-25-4 4階
最寄駅
:JR中央線/千駄ヶ谷駅
入居予定
:未定

■【セットアップオフィス】神宮前2丁目に登場!
■2020年1月、エントランスリニューアル工事実施済!
■【会議室×1室】【ラウンジ】【男女別トイレ】等設置予定!!

TBCビル

当社管理自社物件居抜物件

面積
:62.05坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都渋谷区東2-27-10 3階
最寄駅
:JR山手線/恵比寿駅
入居予定
:即日

■2019年10月上旬、エントランスリニューアル実施済!
■2020年3月下旬、3階・5階貸室内大規模リニューアル完了済!
■2020年9月上旬、2階貸室内大規模リニューアル完了予定!

ワールド四谷ビル B1階

当社管理

面積
:36.43坪
賃料
:874,320円
共益費
:無
所在地
:東京都新宿区四谷4-3-1 B1階
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/四谷三丁目駅
入居予定
:即日

■スケルトン渡しです!
■内見は事前調整のうえ可能!
■業種ご相談ください!

THE WAVES AKIHABARA (旧:ミユキビル) 4階

当社管理自社物件居抜物件

面積
:73.70坪
賃料
:1,768,800円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区東神田1-9-8 4階
最寄駅
:JR総武線快速/馬喰町駅
入居予定
:2020年10月予定

■2020年10月、貸室内リニューアル工事完了予定!
■執務室内に縁側をイメージした造作を設置し、日本らしさを表現!
■8名掛け・6名掛けの会議室付き!(イス・デスクも設置予定)

PARK WOOD office iwamotocho

当社管理居抜物件

面積
:22.19坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区岩本町3-7-5(地番) 7階
最寄駅
:都営新宿線/岩本町駅
入居予定
:即日

■2020年3月末竣工予定、三菱地所が手掛ける新築オフィスビル!
■外装、エントランス、室内等の一部に木材を使用したデザイン性の高さが魅力
■2~8階の貸室内には予め会議室の造作を設置予定!

フロンティア中目黒 (旧:山手Kビル) 5階

当社管理居抜物件

面積
:75.33坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都目黒区中目黒2-10-15 5階
最寄駅
:東急東横線/中目黒駅
入居予定
:即日

■2019年10月、大規模リニューアル工事完了!(エントランス・EVホール)
■2019年11月、5階貸室内リニューアル工事完了!(執務室・トイレ・給湯等)
■デザイン性の高いセットアップオフィス!

TOWER FRONT 神谷町 6階

当社管理

面積
:36.39坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区東麻布1-3-8 6階
最寄駅
:都営大江戸線/赤羽橋駅
入居予定
:相談

■東京タワー近くの桜田通り沿いのオフィス!
■2018年6月、エントランスホール等リニューアル工事実施済!
■ご要望また諸条件等ご相談下さい!

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