2019/08/21オフィス移転、案内メールの文例紹介

オフィスを移転することが決まったら、関係各所への連絡も忘れてはいけません。取引先などへは、案内状という形で送付するのが一般的ではありますが、近年ではメールで案内を行うケースも増えてきています。

とはいえメールでの案内は、案内状を使うケースよりも略式となりますから、普段以上に丁寧な文面を心掛ける必要があります。

今回は、オフィス移転の案内をメールで送付する場合の、文例について紹介します。

件名は簡潔に

ビジネスにおいては、日々多数のメールがやり取りされています。「オフィスの移転」という重要な内容を送付する際には、確実に相手の目の留まるよう、工夫することが大切です。

多くのメールの中に埋もれてしまわないためには、まず件名で簡潔に内容を伝えてください。

  • 事務所移転のお知らせ
  • 本社移転のご案内

件名でズバリ案内内容を伝えることで、相手の目に留まりやすくなります。

文面は丁寧に、そしてわかりやすく

オフィス移転のお知らせは、とにかくわかりやすく丁寧に作成することが大切です。とはいえ、難しく考えすぎる必要はありません。以下の流れに沿って、内容を考えていきましょう。

1.時候の挨拶&日ごろの感謝

オフィス移転の案内メールとはいえ、いきなり本題に入るのは、ぶしつけな印象になってしまいます。まずは挨拶文と共に、日ごろのお取引に対する感謝の念を伝えることで、丁寧な印象になります。

  • 平素より大変お世話になっております。
  • 平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。

普段よりも丁寧な文章を心掛けてください。

2.オフィス移転のお知らせ

次はいよいよ本題で、オフィスの移転についてお知らせします。とはいえ、ここで新住所や電話番号など、具体的な情報を伝える必要はありません。まずは「移転する」ということについてのみ、簡潔に伝えてください。

  • この度弊社は、下記に移転することが決定いたしました。
  • この度当社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。

一文でシンプルに、お知らせしましょう。

3.今後の抱負

こちらはいわゆる、締めの文章となります。今後の業務への心意気や豊富などを伝えることで、結びの挨拶とします。

  • これを機に、社員一同さらに努力いたして参りますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
  • これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。

またメールという略式でのお知らせになったことをお詫びする文章を組み込むと、より一層丁寧な印象になるでしょう。「メールでのご連絡となり大変恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」などのフレーズを、活用してみてください。

4.移転詳細情報

最後は、移転に関わる情報を詳しく記載していきます。

  • 新住所
  • 電話番号・FAX番号
  • 新事務所での営業開始日
  • 移転に伴う休業日、電話・FAXなどの不通時間が発生する場合はその日時

これで、移転メールは完成です。

移転のお知らせは、1カ月前~2週間前を目安に送付してください。案内メールの宛先リストを前もって作っておくと送信漏れを防ぎ、スムーズに送ることができます。

また案内メールを一斉送信した際によくあるのが、送信エラーで戻ってきているケースです。送り漏れは取引先に大変失礼な印象を与えますし、迷惑をかけてしまうことにもなりえます。メールを送った後の確認まで忘れないよう注意しましょう。

おすすめ物件

アルタ平河町ビル

当社管理

面積
:16.79坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
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最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/半蔵門駅
入居予定
:即日

■2019年、貸室内(8月完了)・エントランス・共有部(11月完了)リニューアル。
■東京メトロ半蔵門線【半蔵門駅】、東京メトロ有楽町線【麹町駅】徒歩4分と利便性が高い立地。
■オートロックでセキリュティ良好!

THE GATE ICHIGAYA

当社管理居抜物件

面積
:17.73坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
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:東京都新宿区市谷田町3-6 8階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/市ヶ谷駅
入居予定
:2020年5月1日予定

■2017年12月、外壁、エントランス、貸室内、大幅リニューアル実施済!
■外濠を臨む眺望に優れ、クリエイティブなデザイナーズオフィスです。

アドミラル紀尾井町ビル 1階A室

当社管理

面積
:24.35坪
賃料
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共益費
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所在地
:東京都千代田区紀尾井町3-28 1階A室
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/麹町駅
入居予定
:2020年5月上旬予定

■プリンス通り沿いの1階路面物件!サービス店舗相談可能です。
■東京メトロ有楽町線【麹町駅】、東京メトロ半蔵門線【永田町駅】徒歩5分圏内
■視認性もよく交通も便利な立地です!!

池袋サザンプレイス

当社管理自社物件

面積
:57.37坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都豊島区南池袋3-13-5 9階
最寄駅
:西武池袋線/池袋駅
入居予定
:即日

■2019年12月下旬、エントランス・共用部等リニューアル工事完了!
■貸室内は受付・会議室付きセットアップオフィス!
■諸条件は担当までご連絡くださいませ。

TSUKIJI EAST SQUARE 4階

当社管理自社物件

面積
:47.67坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区入船2-3-7 4階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:2020年3月上旬予定

■大規模リニューアル実施済(外観:2018年12月完成/エントランス:2019年3月完成)
■2020年3月、貸室内リニューアル完成予定
■前面ガラス張りの明るい貸室!

STRADA GINZA EAST

当社管理自社物件居抜物件

面積
:16.91坪
賃料
:500,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区築地2-1-16 9階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:相談

■2020年2月下旬、エントランス・EVホール大規模リニューアル工事完了予定!
■室内は、受付・会議室付セットアップオフィス!
■ガラスパーテーションを使用した明るい室内!!

アーバンゲート日本橋

当社管理

面積
:19.91坪
賃料
:500,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋2-16-6 7階
最寄駅
:都営浅草線/日本橋駅
入居予定
:即日

■2019年4月竣工の新築ビル!
■東京メトロ東西線・銀座線・都営浅草線【日本橋駅】より徒歩2分!
■当社指定保証会社利用で初期費用を削減できます。

日本橋岡村ビル 5階

当社管理自社物件

面積
:60.99坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋蛎殻町1-13-7 5階
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/水天宮前駅
入居予定
:相談

■東京メトロ日比谷線【人形町駅】A2出口徒歩3分!
■2020年5月下旬、貸室内リニューアル工事完成予定!
■受付、会議室付セットアップオフィス

DiaResto Tokyo Bldg 6階

当社管理

面積
:47.39坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区八丁堀1-11-3 6階
最寄駅
:東京メトロ東西線/茅場町駅
入居予定
:2020年3月上旬予定

■東京メトロ日比谷線、東西線【茅場町駅】・JR京葉線【八丁堀駅】徒歩2分!
■2014年6月、エントランスリニューアル工事実施済!
■2014年8月、EVホール・トイレ・給湯・廊下リニューアル工事実施済!

S-Glanz AKIHABARA

当社管理自社物件居抜物件

面積
:18.29坪
賃料
:438,960円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区神田和泉町1-7-2 5階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/秋葉原駅
入居予定
:即日

■JR山手線【秋葉原駅】徒歩4分の好立地
■会議室付きセットアップオフィス!
■会議室にはイス・デスク付き!

鈴中ビル大森 4階

当社管理

面積
:152.03坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都品川区南大井6-16-16 4階
最寄駅
:JR京浜東北線/大森駅
入居予定
:2020年5月予定

■JR京浜東北線【大森駅】徒歩3分の利便性のある立地!!
■駅との距離は近いですが落ち着いた閑静なオフィスです!
■前面の公園では、ランチやリフレッシュができます!

東日本橋EXビル

当社管理自社物件居抜物件

面積
:38.69坪
賃料
:851,180円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区東日本橋3-4-18 7階
最寄駅
:都営浅草線/東日本橋駅
入居予定
:2020年3月中旬予定

■2020年3月 ファサード、共用部リニューアル完了予定
■セットアップオフィス!詳細資料は担当までお問い合わせください!
■JR総武線快速【馬喰町駅】徒歩2分のアクセス

ワールド四谷ビル B1階

当社管理

面積
:36.43坪
賃料
:874,320円
共益費
:無
所在地
:東京都新宿区四谷4-3-1 B1階
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/四谷三丁目駅
入居予定
:即日

■スケルトン渡しです!
■内見は事前調整のうえ可能!
■業種ご相談ください!

写真製版会館 B1階

当社管理

面積
:21.01坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区神田三崎町2-10-11 B1階
最寄駅
:JR中央線/水道橋駅
入居予定
:即日

■2017年2月、大規模リニューアル工事実施済!
■便利な室外男女別トイレ!
■JR中央線・総武線各駅停車【水道橋駅】徒歩2分の好立地!

新富町営和ビル

当社管理

面積
:19.55坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区新富1-16-8 5階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:2020年5月予定

■2017年10月、外観・エントランス大規模リニューアル済!
■約20坪のデザイナーズオフィスです。
■6・7階はガラスパーテーション付きのセットアップオフィス。

神田錦町ビル

当社管理

面積
:32.56坪
賃料
:358,160円
共益費
:97,680円
所在地
:東京都千代田区神田錦町3-14-3 4階
最寄駅
:東京メトロ千代田線/新御茶ノ水駅
入居予定
:即日

■2019年3月、4階EVホールリニューアル済。
■東京メトロ【神保町駅】からのアクセスもよく、リクルート効果も期待できます。
■坪単価2,000円UPで男女別トイレへのリニューアルも相談可能。

神保町YTビル B1階

当社管理

面積
:15.57坪
賃料
:202,410円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区神田神保町1-56-1 B1階
最寄駅
:都営新宿線/神保町駅
入居予定
:即日

■2018年9月、エントランスリニューアル工事完了済!
■コンクリート打ちっぱなしのオシャレな外観

小伝馬町スクエア

当社管理自社物件

面積
:43.61坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋小伝馬町14-6 5階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/小伝馬町駅
入居予定
:2020年4月上旬予定

■2020年2月、エントランスリニューアル工事完了予定
■5・7・9階は、受付や会議室を予め設置するセットアップオフィス!(5・9階は2020年4月、7階は2020年6月完成予定)
■現地ご案内可能ですが、工事中のため、室内の内見は1月14日(火)以降となります。(5階のみ)

ヘリオスビル

当社管理

面積
:54.22坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都品川区西五反田5-1-3 9階
最寄駅
:東急目黒線/不動前駅
入居予定
:即日

■山手通りに面しており、視認性のよいビル!
■2019年12月中旬、貸室リニューアル工事完了
■2019年12月下旬、共用部リニューアル工事完了予定

フロンティア中目黒 (旧:山手Kビル) 5階

当社管理居抜物件

面積
:75.33坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都目黒区中目黒2-10-15 5階
最寄駅
:東急東横線/中目黒駅
入居予定
:即日

■2019年10月、大規模リニューアル工事完了!(エントランス・EVホール)
■2019年11月、5階貸室内リニューアル工事完了!(執務室・トイレ・給湯等)
■デザイン性の高いセットアップオフィス!

原宿セントラルプレイス

当社管理自社物件

面積
:17.47坪
賃料
:1,048,200円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都渋谷区神宮前1-10-34 1階
最寄駅
:東京メトロ千代田線/明治神宮前駅
入居予定
:相談

■2019年12月、名称変更(旧:(仮称)神宮前一丁目PJ)
■2020年2月、外観・エントランスリニューアル工事完了予定!
■B1階、1階それぞれに専用入口設置予定!

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