メールでお問合せ
オフィスを移転することが決まったら、関係各所への連絡も忘れてはいけません。取引先などへは、案内状という形で送付するのが一般的ではありますが、近年ではメールで案内を行うケースも増えてきています。
とはいえメールでの案内は、案内状を使うケースよりも略式となりますから、普段以上に丁寧な文面を心掛ける必要があります。
今回は、オフィス移転の案内をメールで送付する場合の、文例について紹介します。
件名は簡潔に
ビジネスにおいては、日々多数のメールがやり取りされています。「オフィスの移転」という重要な内容を送付する際には、確実に相手の目の留まるよう、工夫することが大切です。
多くのメールの中に埋もれてしまわないためには、まず件名で簡潔に内容を伝えてください。
- 事務所移転のお知らせ
- 本社移転のご案内
件名でズバリ案内内容を伝えることで、相手の目に留まりやすくなります。
文面は丁寧に、そしてわかりやすく
オフィス移転のお知らせは、とにかくわかりやすく丁寧に作成することが大切です。とはいえ、難しく考えすぎる必要はありません。以下の流れに沿って、内容を考えていきましょう。
1.時候の挨拶＆日ごろの感謝
オフィス移転の案内メールとはいえ、いきなり本題に入るのは、ぶしつけな印象になってしまいます。まずは挨拶文と共に、日ごろのお取引に対する感謝の念を伝えることで、丁寧な印象になります。
- 平素より大変お世話になっております。
- 平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。
普段よりも丁寧な文章を心掛けてください。
2.オフィス移転のお知らせ
次はいよいよ本題で、オフィスの移転についてお知らせします。とはいえ、ここで新住所や電話番号など、具体的な情報を伝える必要はありません。まずは「移転する」ということについてのみ、簡潔に伝えてください。
- この度弊社は、下記に移転することが決定いたしました。
- この度当社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。
一文でシンプルに、お知らせしましょう。
3.今後の抱負
こちらはいわゆる、締めの文章となります。今後の業務への心意気や豊富などを伝えることで、結びの挨拶とします。
- これを機に、社員一同さらに努力いたして参りますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
- これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。
またメールという略式でのお知らせになったことをお詫びする文章を組み込むと、より一層丁寧な印象になるでしょう。「メールでのご連絡となり大変恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」などのフレーズを、活用してみてください。
4.移転詳細情報
最後は、移転に関わる情報を詳しく記載していきます。
- 新住所
- 電話番号・FAX番号
- 新事務所での営業開始日
- 移転に伴う休業日、電話・FAXなどの不通時間が発生する場合はその日時
これで、移転メールは完成です。
移転のお知らせは、1カ月前～2週間前を目安に送付してください。案内メールの宛先リストを前もって作っておくと送信漏れを防ぎ、スムーズに送ることができます。
また案内メールを一斉送信した際によくあるのが、送信エラーで戻ってきているケースです。送り漏れは取引先に大変失礼な印象を与えますし、迷惑をかけてしまうことにもなりえます。メールを送った後の確認まで忘れないよう注意しましょう。
