2019/08/21オフィス移転、案内メールの文例紹介

オフィスを移転することが決まったら、関係各所への連絡も忘れてはいけません。取引先などへは、案内状という形で送付するのが一般的ではありますが、近年ではメールで案内を行うケースも増えてきています。

とはいえメールでの案内は、案内状を使うケースよりも略式となりますから、普段以上に丁寧な文面を心掛ける必要があります。

今回は、オフィス移転の案内をメールで送付する場合の、文例について紹介します。

件名は簡潔に

ビジネスにおいては、日々多数のメールがやり取りされています。「オフィスの移転」という重要な内容を送付する際には、確実に相手の目の留まるよう、工夫することが大切です。

多くのメールの中に埋もれてしまわないためには、まず件名で簡潔に内容を伝えてください。

  • 事務所移転のお知らせ
  • 本社移転のご案内

件名でズバリ案内内容を伝えることで、相手の目に留まりやすくなります。

文面は丁寧に、そしてわかりやすく

オフィス移転のお知らせは、とにかくわかりやすく丁寧に作成することが大切です。とはいえ、難しく考えすぎる必要はありません。以下の流れに沿って、内容を考えていきましょう。

1.時候の挨拶&日ごろの感謝

オフィス移転の案内メールとはいえ、いきなり本題に入るのは、ぶしつけな印象になってしまいます。まずは挨拶文と共に、日ごろのお取引に対する感謝の念を伝えることで、丁寧な印象になります。

  • 平素より大変お世話になっております。
  • 平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。

普段よりも丁寧な文章を心掛けてください。

2.オフィス移転のお知らせ

次はいよいよ本題で、オフィスの移転についてお知らせします。とはいえ、ここで新住所や電話番号など、具体的な情報を伝える必要はありません。まずは「移転する」ということについてのみ、簡潔に伝えてください。

  • この度弊社は、下記に移転することが決定いたしました。
  • この度当社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。

一文でシンプルに、お知らせしましょう。

3.今後の抱負

こちらはいわゆる、締めの文章となります。今後の業務への心意気や豊富などを伝えることで、結びの挨拶とします。

  • これを機に、社員一同さらに努力いたして参りますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
  • これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。

またメールという略式でのお知らせになったことをお詫びする文章を組み込むと、より一層丁寧な印象になるでしょう。「メールでのご連絡となり大変恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」などのフレーズを、活用してみてください。

4.移転詳細情報

最後は、移転に関わる情報を詳しく記載していきます。

  • 新住所
  • 電話番号・FAX番号
  • 新事務所での営業開始日
  • 移転に伴う休業日、電話・FAXなどの不通時間が発生する場合はその日時

これで、移転メールは完成です。

移転のお知らせは、1カ月前~2週間前を目安に送付してください。案内メールの宛先リストを前もって作っておくと送信漏れを防ぎ、スムーズに送ることができます。

また案内メールを一斉送信した際によくあるのが、送信エラーで戻ってきているケースです。送り漏れは取引先に大変失礼な印象を与えますし、迷惑をかけてしまうことにもなりえます。メールを送った後の確認まで忘れないよう注意しましょう。

おすすめ物件

S-Glanz AKIHABARA

当社管理自社物件居抜物件

面積
:18.29坪
賃料
:438,960円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区神田和泉町1-7-2 5階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/秋葉原駅
入居予定
:2020年1月予定

■JR山手線【秋葉原駅】徒歩4分の好立地
■会議室付きセットアップオフィス!
■会議室にはイス・デスク付き!

菱秀神楽坂ビル 6階

当社管理

面積
:33.82坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区中里町29-3 6階
最寄駅
:東京メトロ東西線/神楽坂駅
入居予定
:即日

■東京メトロ東西線【神楽坂駅】徒歩5分。
■整形でレイアウトのしやすい間取りのオフィスです。
■2面彩光で明るい室内!!

アルタ平河町ビル

当社管理

面積
:16.79坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区平河町1-3-7 201号室
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/半蔵門駅
入居予定
:即日

■2019年、貸室内(8月完了)・エントランス・共有部(11月中旬完了予定)リニューアル。
■東京メトロ半蔵門線【半蔵門駅】、東京メトロ有楽町線【麹町駅】徒歩4分と利便性が高い立地。
■オートロックでセキリュティ良好!

一番町ビルヂング 3階

当社管理

面積
:58.69坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区一番町7-1 3階
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/半蔵門駅
入居予定
:相談

■東京メトロ半蔵門線【半蔵門駅】徒歩2分、閑静なオフィスエリアに立地!
■明るく高級感あるエントランス、貸室内も明るく開放的な造りの間取りです。
■整形間取り、埋込み照明とスリット空調により、自在なレイアウトが実現可能。

写真製版会館 B1階

当社管理

面積
:21.01坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区神田三崎町2-10-11 B1階
最寄駅
:JR中央線/水道橋駅
入居予定
:2019年12月1日予定

■2017年2月、大規模リニューアル工事実施済!
■便利な室外男女別トイレ!
■JR中央本線【水道橋駅】徒歩2分の好立地!

幸保ビル 1階B室

当社管理

面積
:16.07坪
賃料
:相談
共益費
:相談
所在地
:東京都千代田区神田神保町3-9-15 1階B室
最寄駅
:都営三田線/神保町駅
入居予定
:即日

■2014年12月、大規模リニューアル工事実施済!
■トイレは男女別になっております。
■【九段下駅】【神保町駅】を徒歩3分圏内で利用可能な立地。

鈴昌ビル 6+7階

当社管理自社物件居抜物件

面積
:34.36坪
賃料
:859,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区新橋6-13-9 6+7階
最寄駅
:都営三田線/御成門駅
入居予定
:2019年12月下旬予定

■メゾネット区画の会議室付セットアップオフィスが誕生!
■オフィスには珍しい浴室とパウダールームも完備しています。
■是非ご紹介くださいませ。

AS ONE SUGAMO

当社管理

面積
:44.98坪
賃料
:1,500,300円
共益費
:74,000円
所在地
:東京都豊島区巣鴨3-20-14 1階
最寄駅
:都営三田線/巣鴨駅
入居予定
:即日

■JR山手線【巣鴨駅】から徒歩5分
■「巣鴨地蔵通り商店街」沿いの物件です!
■物販店舗・飲食店舗可能です!賃料ご相談ください!

銀座スクエア

当社管理自社物件居抜物件

面積
:26.26坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区銀座2-14-4 4階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/東銀座駅
入居予定
:即日

■2019年9月、外観・エントランス大規模リニューアル実施済(高級感と気品を感じさせる白を基調とした仕様)
■室内は会議室付セットアップオフィスを設置済!(B1+1階:2019年10月完成済/2・4階:2019年8月完成済/3階:2019年7月完成済)

STRADA GINZA EAST

当社管理自社物件居抜物件

面積
:16.91坪
賃料
:500,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区築地2-1-16 9階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:相談

■2019年10月、8階貸室リニューアル工事済!(受付・会議室付セットアップオフィス)
■2020年2月下旬、エントランス・EVホール大規模リニューアル工事完了予定!
■ガラスパーテーションを使用した明るい室内!!

デコール青山

当社管理

面積
:17.14坪
賃料
:428,500円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区北青山2-12-27 3階
最寄駅
:東京メトロ銀座線/外苑前駅
入居予定
:即日

■外苑西通り沿い、視認性の高い角地ビル!
■3階:新着物件!エステサロンの居抜き物件!!
■5階:段階賃料キャンペーン実施中!

(仮称)神宮前一丁目PJ

当社管理自社物件

面積
:66.00坪
賃料
:2,600,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都渋谷区神宮前1-10-34 1棟
最寄駅
:東京メトロ千代田線/明治神宮前駅
入居予定
:相談

■軽飲食、物販店舗、美容室等各種用途相談可能
■2019年12月、外観・エントランスリニューアル工事完了予定!
■B1階、1階、2+3階それぞれに専用入口設置予定!

(仮称)北青山三丁目新築PJ

当社管理自社物件

面積
:30.02坪
賃料
:1,410,940円
共益費
:無
所在地
:東京都港区北青山3-7-2 2階
最寄駅
:東京メトロ千代田線/表参道駅
入居予定
:相談

■東京メトロ千代田線【表参道駅】徒歩2分。新築店舗ビル!
■飲食店舗、物販店舗、美容室、クリニック等各種用途相談可能!
■1階と2階は内階段の設置相談可能!

THE PORTAL AKIHABARA 2階

当社管理

面積
:35.20坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区東神田2-10-9 2階
最寄駅
:JR総武線快速/馬喰町駅
入居予定
:2020年4月25日予定

■2018年9月、大規模リニューアル工事実施済!(エントランス、貸室内等)
■貸室内には、受付・会議室等の造作を予め設置したセットアップオフィス!
■ガラス張りの会議室が魅力的なデザイナーズオフィス!※什器はございません

日本橋ノースプレイス 3階

当社管理居抜物件

面積
:43.23坪
賃料
:864,600円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋大伝馬町1-7 3階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/小伝馬町駅
入居予定
:即日

■2017年10月、大規模リニューアル実施済!(エントランス、EVホール、貸室内、トイレ給湯、屋上テラス等)
■エントランスは癒しを与える空間に、貸室内はクリエイティブな空間に生まれ変わりました。

ヘリオスビル

当社管理

面積
:54.22坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都品川区西五反田5-1-3 9階
最寄駅
:東急目黒線/不動前駅
入居予定
:2019年12月予定

■山手通りに面しており、視認性のよいビル!
■2019年11月末、貸室リニューアル工事完了予定
■2019年12月中旬、共用部リニューアル工事完了予定

北品川369ビル

当社管理

面積
:37.15坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都品川区北品川3-6-9 9階
最寄駅
:京急本線/北品川駅
入居予定
:2020年2月1日予定

■大規模リニューアル工事(エントランス・貸室内等)2020年2月完了予定!
■第一京浜に面しているため視認性が高いです!
■6、9階内装造作付きデザイナーズオフィス!詳細はお問い合わせください。

東京セントラルプレイス

当社管理自社物件居抜物件

面積
:122.65坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋兜町22-6 3階
最寄駅
:東京メトロ東西線/茅場町駅
入居予定
:即日

■2019年6月上旬、3階貸室内リニューアル工事実施済!
■2020年2月上旬、4階貸室内リニューアル工事完成予定!
■受付、会議室、空調、照明、OAフロア、トイレ、給湯新設。

WACROSS NINGYOCHO

当社管理自社物件

面積
:33.20坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋蛎殻町1-12-7 4階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/人形町駅
入居予定
:即日

■2019年8月下旬、3階貸室内リニューアル工事実施済。
■2019年7月下旬、4階貸室内リニューアル工事実施済。
■受付スペース、会議室を予め設置したセットアップオフィス!

八丁堀サウスビル

当社管理居抜物件

面積
:19.71坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区八丁堀3-18-11 2階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/八丁堀駅
入居予定
:即日

■2017年6月、大規模リニューアル工事実施済!
■会議室付セットアップオフィス、オフィス什器レンタル相談可能!
■新耐震基準適合ビル!整形で綺麗なオフィスです。

INFINITY IKEBUKURO

当社管理

面積
:49.44坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都豊島区池袋2-36-1 1階
最寄駅
:東京メトロ副都心線/池袋駅
入居予定
:相談

■2019年11月中旬、エントランス・共用部等リニューアル工事完了予定!
■東京メトロ副都心線【池袋駅】徒歩3分の立地!複数路線使用可能!
■1階は風除室から直接出入りが可能です!

DUO西新宿 1004号室

当社管理

面積
:12.87坪
賃料
:200,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区西新宿7-21-3 1004号室
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/西新宿駅
入居予定
:即日

■東京メトロ丸ノ内線【西新宿駅】徒歩2分!新宿駅徒歩圏内!
■SOHO利用相談可能!(契約形態は住居契約となります。)
■1階コンビニ入居中!

神保町センタービル

当社管理自社物件

面積
:25.05坪
賃料
:551,100円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区神田神保町2-5 4階
最寄駅
:都営新宿線/神保町駅
入居予定
:即日

■内装造作付きデザインオフィス!!
■2019年11月末、エントランスリニューアル工事完了予定
■【神保町駅】徒歩1分!!トイレ男女別!

TERRACE HILL AOYAMA 2階

当社管理居抜物件

面積
:32.49坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区赤坂8-5-8 2階
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/青山一丁目駅
入居予定
:2020年1月上旬予定

■元住居ならではの採光の良さがあります!
■会議室と執務室が区切られており、間仕切り不要!
■ダイレクトイン可能な専用バルコニー、使い勝手自由な専用庭付き!

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