2019/08/21オフィス移転、案内メールの文例紹介

オフィスを移転することが決まったら、関係各所への連絡も忘れてはいけません。取引先などへは、案内状という形で送付するのが一般的ではありますが、近年ではメールで案内を行うケースも増えてきています。

とはいえメールでの案内は、案内状を使うケースよりも略式となりますから、普段以上に丁寧な文面を心掛ける必要があります。

今回は、オフィス移転の案内をメールで送付する場合の、文例について紹介します。

件名は簡潔に

ビジネスにおいては、日々多数のメールがやり取りされています。「オフィスの移転」という重要な内容を送付する際には、確実に相手の目の留まるよう、工夫することが大切です。

多くのメールの中に埋もれてしまわないためには、まず件名で簡潔に内容を伝えてください。

  • 事務所移転のお知らせ
  • 本社移転のご案内

件名でズバリ案内内容を伝えることで、相手の目に留まりやすくなります。

文面は丁寧に、そしてわかりやすく

オフィス移転のお知らせは、とにかくわかりやすく丁寧に作成することが大切です。とはいえ、難しく考えすぎる必要はありません。以下の流れに沿って、内容を考えていきましょう。

1.時候の挨拶&日ごろの感謝

オフィス移転の案内メールとはいえ、いきなり本題に入るのは、ぶしつけな印象になってしまいます。まずは挨拶文と共に、日ごろのお取引に対する感謝の念を伝えることで、丁寧な印象になります。

  • 平素より大変お世話になっております。
  • 平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。

普段よりも丁寧な文章を心掛けてください。

2.オフィス移転のお知らせ

次はいよいよ本題で、オフィスの移転についてお知らせします。とはいえ、ここで新住所や電話番号など、具体的な情報を伝える必要はありません。まずは「移転する」ということについてのみ、簡潔に伝えてください。

  • この度弊社は、下記に移転することが決定いたしました。
  • この度当社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。

一文でシンプルに、お知らせしましょう。

3.今後の抱負

こちらはいわゆる、締めの文章となります。今後の業務への心意気や豊富などを伝えることで、結びの挨拶とします。

  • これを機に、社員一同さらに努力いたして参りますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
  • これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。

またメールという略式でのお知らせになったことをお詫びする文章を組み込むと、より一層丁寧な印象になるでしょう。「メールでのご連絡となり大変恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」などのフレーズを、活用してみてください。

4.移転詳細情報

最後は、移転に関わる情報を詳しく記載していきます。

  • 新住所
  • 電話番号・FAX番号
  • 新事務所での営業開始日
  • 移転に伴う休業日、電話・FAXなどの不通時間が発生する場合はその日時

これで、移転メールは完成です。

移転のお知らせは、1カ月前~2週間前を目安に送付してください。案内メールの宛先リストを前もって作っておくと送信漏れを防ぎ、スムーズに送ることができます。

また案内メールを一斉送信した際によくあるのが、送信エラーで戻ってきているケースです。送り漏れは取引先に大変失礼な印象を与えますし、迷惑をかけてしまうことにもなりえます。メールを送った後の確認まで忘れないよう注意しましょう。

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BCプラザ

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賃料
:相談
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■緑に恵まれた落ち着いた周辺環境、高級感のある美しいエントランス。
■整形のレイアウトしやすい形状。

STRADA GINZA EAST

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賃料
:相談
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最寄駅
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入居予定
:2020年12月中旬予定

■2020年2月、外観・エントランス・EVホール大規模リニューアル工事完了!
■室内は、受付・会議室付セットアップオフィス!(1階は会議室無し)
■ガラスパーテーションを使用した明るい室内!!

BizSQUARE GINZA

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:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:即日

■2019年11月、外観・エントランス・EVホール大規模リニューアル工事完了!
■室内リニューアル工事完了!(B1階:2019年8月/3・4階:2020年5月/5階:2020年6月)

(仮称)新宿御苑前PJ (旧:第3タケビル) B1+B2階

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賃料
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共益費
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入居予定
:相談

■2019年9月、当社貸主物件になり、今月より募集開始となりました。
■東京メトロ丸ノ内線【新宿御苑前駅】徒歩1分の好立地!
■音楽スタジオ居抜き!その他業種もご相談下さい!

N-cross KUDAN

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:23.55坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区九段北4-3-26 4階
最寄駅
:東京メトロ南北線/市ヶ谷駅
入居予定
:即日

■2019年、エントランス・共有部大規模リニューアル工事実施!!
■貸室内【会議室×1室】【受付】設置予定!!
■緑あふれる外濠の風景を貸室内から眺めることができます。

ニューリバータワー

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:14.65坪
賃料
:相談
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最寄駅
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入居予定
:2020年11月1日予定

■2018年2月、エントランスリニューアル工事実施済!
■地下1階に共有の会議室あり!

アサヒビル

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:34.97坪
賃料
:594,490円
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所在地
:東京都台東区台東2-31-3 2階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/仲御徒町駅
入居予定
:2020年12月30日予定

■2019年4月上旬、5+6階の内装造作付きデザイナーズオフィス完成済!
■2019年6月下旬、エントランスリニューアル工事完了済!
■角地で視認性、採光良好!

上野の森ファーストビル 1階

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:20.48坪
賃料
:655,360円
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所在地
:東京都台東区上野2-14-27 1階
最寄駅
:京成本線/京成上野駅
入居予定
:2020年12月上旬予定

■京成本線【京成上野駅】を目の前に構える1階店舗区画!
■日本最初の公園「上野恩陽公園」が目の前!
■不忍池が見渡せます!

京橋ファーストスクエア

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:43.75坪
賃料
:相談
共益費
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最寄駅
:都営浅草線/宝町駅
入居予定
:即日

■2020年2月、エントランスリニューアル工事実施済!9階テラス付。
■2020年3月より貸室内大規模リニューアル工事順次完了予定!
■室内は、受付・会議室・オフィス什器設置済のセットアップオフィス!

目黒山手プレイス 9階

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:145.97坪
賃料
:相談
共益費
:相談
所在地
:東京都目黒区目黒2-10-11 9階
最寄駅
:都営三田線/目黒駅
入居予定
:2020年12月1日予定

■山手通り、目黒通りに面しており、視認性の高いビルです!
■敷地内機械式駐車場も空きございます!

U’s-1ビル

当社管理

面積
:65.23坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都品川区西五反田7-1-10 7階
最寄駅
:東急目黒線/不動前駅
入居予定
:未定

■2017年12月、エントランスリニューアル工事完了!
■2018年3月、屋上テラス設置。憩いの場としてご利用いただけます!
■会議室、受付設置予定!

THE CORNER 日本橋 east

当社管理自社物件

面積
:79.44坪
賃料
:1,588,800円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋馬喰町1-9-1 5~7階
最寄駅
:JR総武線快速/馬喰町駅
入居予定
:2020年12月下旬予定

■角地に立つ視認性の高いオフィスビル
■2020年2月、貸室リニューアル工事実施済
■5~7階メゾネット区画

秋葉原ファーストスクエア

当社管理自社物件

面積
:70.53坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋馬喰町2-3-3 10階
最寄駅
:JR総武線快速/馬喰町駅
入居予定
:2020年7月下旬予定

■2019年11月、大規模リニューアル工事開始(エントランス・EVホール等)。
■各貸室リニューアル工事中。※セットアップ区画
■室内にフェイクグリーンを使用し温かみのある空間を演出。

銀座クイントビル 8階

当社管理自社物件

面積
:87.34坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区銀座5-14-1 8階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/東銀座駅
入居予定
:即日

■晴海通り沿いで、歌舞伎座の目の前の好立地!
■落ち着きと気品のあるエントランス!
■歌舞伎座の屋上庭園が望める、開放感溢れる眺望!

キャナルスクエア芝浦 (旧:豊穣ビル) 3階

当社管理自社物件

面積
:52.95坪
賃料
:1,323,750円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区芝浦3-14-18 3階
最寄駅
:JR京浜東北線/田町駅
入居予定
:2021年1月予定

■JR山手線、京浜東北線【田町駅】徒歩5分
■2020年7月、外観・エントランス大規模リニューアル工事完了予定!
■デザイナーズオフィスをお探しのお客様におススメです!

東都ビル

当社管理自社物件

面積
:39.18坪
賃料
:901,140円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区虎ノ門5-1-4 602号室
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/神谷町駅
入居予定
:2020年11月30日予定

■東京メトロ日比谷線「神谷町駅」徒歩1分の桜田通りに面する角ビル!
■2011年11月、エントランス・共用部等リニューアル工事済!
■ウッドデッキの屋上グリーンテラスは入居者様に落ち着きと安らぎを提供いたします!

THE GATE ICHIGAYA

当社管理

面積
:17.73坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区市谷田町3-6 8階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/市ヶ谷駅
入居予定
:即日

■2017年12月、外壁・エントランス・貸室内大幅リニューアル実施済!
■受付・会議室付のセットアップオフィス!

アイセ芝ビル 2階

当社管理自社物件

面積
:141.97坪
賃料
:3,549,250円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区芝5-3-2 2階
最寄駅
:都営三田線/三田駅
入居予定
:2020年10月上旬予定

■フリーで募集しております!
■2020年9月、2階貸室内リニューアル工事完了予定!
■シェア・コワーキングオフィスを意識したデザインのセットアップオフィス!

TERRACE SITE 四谷 (旧:四谷三栄町N・Nビル) 2階

当社管理自社物件

面積
:28.54坪
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:599,340円
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:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区四谷三栄町12-7 2階
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/四谷三丁目駅
入居予定
:2020年11月予定

■2020年11月上旬、貸室内リニューアル工事完了予定!
■2020年8月下旬、エントランスリニューアル工事完了予定!
■働きやすさと居心地の良さを兼ね備えたデザインとなっております!

ピュア虎ノ門 1階

当社管理

面積
:16.68坪
賃料
:283,560円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区虎ノ門3-16-7 1階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/神谷町駅
入居予定
:相談

■東京メトロ日比谷線【神谷町駅】徒歩1分の立地!
■周辺にはコンビニがあり、利便性の高い立地!静かで落ち着いた環境!
■内見可能ですのでお問い合わせください!

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