2019/08/21オフィス移転、案内メールの文例紹介

オフィスを移転することが決まったら、関係各所への連絡も忘れてはいけません。取引先などへは、案内状という形で送付するのが一般的ではありますが、近年ではメールで案内を行うケースも増えてきています。

とはいえメールでの案内は、案内状を使うケースよりも略式となりますから、普段以上に丁寧な文面を心掛ける必要があります。

今回は、オフィス移転の案内をメールで送付する場合の、文例について紹介します。

件名は簡潔に

ビジネスにおいては、日々多数のメールがやり取りされています。「オフィスの移転」という重要な内容を送付する際には、確実に相手の目の留まるよう、工夫することが大切です。

多くのメールの中に埋もれてしまわないためには、まず件名で簡潔に内容を伝えてください。

  • 事務所移転のお知らせ
  • 本社移転のご案内

件名でズバリ案内内容を伝えることで、相手の目に留まりやすくなります。

文面は丁寧に、そしてわかりやすく

オフィス移転のお知らせは、とにかくわかりやすく丁寧に作成することが大切です。とはいえ、難しく考えすぎる必要はありません。以下の流れに沿って、内容を考えていきましょう。

1.時候の挨拶&日ごろの感謝

オフィス移転の案内メールとはいえ、いきなり本題に入るのは、ぶしつけな印象になってしまいます。まずは挨拶文と共に、日ごろのお取引に対する感謝の念を伝えることで、丁寧な印象になります。

  • 平素より大変お世話になっております。
  • 平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。

普段よりも丁寧な文章を心掛けてください。

2.オフィス移転のお知らせ

次はいよいよ本題で、オフィスの移転についてお知らせします。とはいえ、ここで新住所や電話番号など、具体的な情報を伝える必要はありません。まずは「移転する」ということについてのみ、簡潔に伝えてください。

  • この度弊社は、下記に移転することが決定いたしました。
  • この度当社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。

一文でシンプルに、お知らせしましょう。

3.今後の抱負

こちらはいわゆる、締めの文章となります。今後の業務への心意気や豊富などを伝えることで、結びの挨拶とします。

  • これを機に、社員一同さらに努力いたして参りますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
  • これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。

またメールという略式でのお知らせになったことをお詫びする文章を組み込むと、より一層丁寧な印象になるでしょう。「メールでのご連絡となり大変恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」などのフレーズを、活用してみてください。

4.移転詳細情報

最後は、移転に関わる情報を詳しく記載していきます。

  • 新住所
  • 電話番号・FAX番号
  • 新事務所での営業開始日
  • 移転に伴う休業日、電話・FAXなどの不通時間が発生する場合はその日時

これで、移転メールは完成です。

移転のお知らせは、1カ月前~2週間前を目安に送付してください。案内メールの宛先リストを前もって作っておくと送信漏れを防ぎ、スムーズに送ることができます。

また案内メールを一斉送信した際によくあるのが、送信エラーで戻ってきているケースです。送り漏れは取引先に大変失礼な印象を与えますし、迷惑をかけてしまうことにもなりえます。メールを送った後の確認まで忘れないよう注意しましょう。

おすすめ物件

PORT ONE SHIMBASHI (旧:福森ビル) 4階

当社管理自社物件

面積
:22.35坪
賃料
:558,750円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区新橋6-11-8 4階
最寄駅
:都営三田線/御成門駅
入居予定
:2021年7月下旬予定

■2021年2月、エントランスリニューアル工事完成!
■男女別トイレ・6名会議室付のセットアップオフィスへ生まれ変わります!

サンブリッジビル

当社管理居抜物件

面積
:63.99坪
賃料
:1,151,820円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都台東区柳橋1-26-6 5階
最寄駅
:都営浅草線/浅草橋駅
入居予定
:即日

■駅近くの立地でありながら、落ち着いた環境
■会議室2室付きのセットアップオフィス
■3・5階はウッドデッキ調バルコニー付き!

東日本橋ロータリービル

当社管理

面積
:58.00坪
賃料
:928,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区東日本橋3-7-19 9階
最寄駅
:都営新宿線/馬喰横山駅
入居予定
:即日

■貸室外男女別トイレ!
■整形でレイアウトがしやすい貸室内!
■重厚感あるエントランス!

FRONTIER東日本橋 3階

当社管理居抜物件

面積
:112.24坪
賃料
:2,693,760円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区東日本橋2-7-1 3階
最寄駅
:都営新宿線/馬喰横山駅
入居予定
:相談

■2021年6月、貸室内リニューアル工事実施予定
■DRAFT社がデザインを手掛けた洗練された内装のオフィス
■受付・会議室の造作、一部の什器等を予め設置したセットアップオフィス

TERRA PORT MEGURO

当社管理自社物件居抜物件

面積
:25.06坪
賃料
:576,380円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都目黒区下目黒2-17-18 5階
最寄駅
:東急目黒線/目黒駅
入居予定
:相談

■受付や会議室(家具付)が設置された内装造作付デザインオフィス!
■2021年6月、大規模リニューアル工事完了予定!
■4、5階はほとんど完成した状態でご案内可能です!

F&Tビル

当社管理

面積
:44.77坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都目黒区下目黒2-19-6 4階
最寄駅
:東急目黒線/目黒駅
入居予定
:2021年7月15日予定

■居抜き引渡し相談可能(4階は原状回復後もセットアップオフィス)
■2017年11月、EVホール・トイレリニューアル工事実施済!
■2017年12月、エントランスリニューアル工事実施済!

日本橋人形町プレイス 4階

当社管理自社物件

面積
:60.93坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区日本橋蛎殻町1-13-7 4階
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/水天宮前駅
入居予定
:即日

■東京メトロ日比谷線【人形町駅】A2出口徒歩3分!
■受付、会議室付きのセットアップオフィス!
■2020年9月、貸室内リニューアル工事完了済!

BizSQUARE 築地

当社管理自社物件居抜物件

面積
:39.89坪
賃料
:718,020円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区湊3-10-10 4階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:即日

■貸室内に、受付・ラウンジ(テーブル4台、椅子4脚)・会議室(テーブル1台、椅子8脚) ■執務室(机・椅子14セット)を設置した、デザイナーズセットアップオフィス!
■2020年9月、外観・エントランス・貸室内大規模リニューアル工事完了!(洗練された快適空間、オシャレな内装になりました)

築地リバーフロント 3階

当社管理居抜物件

面積
:69.01坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都中央区明石町7-14 3階
最寄駅
:都営バス/聖路加病院前駅
入居予定
:即日

■3階貸室内には、机・椅子・カウンター・収納棚、設置済。
■2018年9月、綺麗で清潔感のある「和」をイメージした、大規模リニューアル工事完了!
■公園の緑と隅田川の水辺を感じる、優雅で快適なオフィス!

築地242ビル

当社管理

面積
:38.79坪
賃料
:相談
共益費
:135,765円
所在地
:東京都中央区築地2-4-2 7階
最寄駅
:東京メトロ有楽町線/新富町駅
入居予定
:相談

■東京メトロ有楽町線【新富町駅】徒歩1分!
■2021年3月、外観・EVホール・貸室内水回りリニューアル工事完了!
■窓面が大きく明るく解放感のある貸室内になります。

ワールド四谷ビル

当社管理居抜物件

面積
:37.67坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区四谷4-3-1 2階
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/四谷三丁目駅
入居予定
:即日

■7階は入口が2つあるため、導線が分けやすくレイアウト効率があがります!
■2階、3階はデザイン性高いセットアップオフィス(什器なし)です。会議室が既に2つ設置されており、イニシャルコストが抑えられます!

西新宿大京ビル 302号室

当社管理

面積
:107.12坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都新宿区西新宿7-21-3 302号室
最寄駅
:東京メトロ丸ノ内線/西新宿駅
入居予定
:2021年7月上旬予定

■高層ビル街の一角に所在する大型オフィスビル!
■東京メトロ丸ノ内線【西新宿駅】徒歩2分、青梅街道沿いに面する立地!
■新宿警察署の前、1階コンビニのお客様にお伝えしやすい好立地です。

FRAME日本橋

当社管理

面積
:148.44坪
賃料
:相談
共益費
:564,072円
所在地
:東京都中央区日本橋久松町9-9 7階
最寄駅
:都営新宿線/浜町駅
入居予定
:2021年7月下旬予定

■徒歩10分圏内で3駅4路線利用可能
■清洲橋通りの視認性高い立地
■2020年8月、外観・エントランスホールリニューアル工事完了済!

TERRACE HILL AOYAMA

当社管理居抜物件

面積
:36.36坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区赤坂8-5-8 4階
最寄駅
:東京メトロ半蔵門線/青山一丁目駅
入居予定
:即日

■東京メトロ銀座線・半蔵門線【青山一丁目駅】徒歩4分
■開放感のあるテラス付の貸室となり、窓が多く、採光良好です。
■会議室と執務室が区切られており、間仕切り不要!

九段サウスビル 5階

当社管理居抜物件

面積
:17.66坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都千代田区九段南3-5-3 5階
最寄駅
:都営新宿線/市ヶ谷駅
入居予定
:即日

■2016年10月、エントランス・外壁リニューアル工事完了!
■会議室・受付を設置済!
■入居後すぐに業務を開始できるセットアップオフィス!

BCプラザ

当社管理

面積
:54.54坪
賃料
:相談
共益費
:190,890円
所在地
:東京都千代田区九段南2-3-10 3階
最寄駅
:東京メトロ東西線/九段下駅
入居予定
:即日

■緑に恵まれた落ち着いた周辺環境、高級感のある美しいエントランス。
■3階は受付・会議室を設置予定です。
■平置駐車場1台募集中!詳細は担当まで。

HIBICA神宮前

当社管理自社物件

面積
:22.65坪
賃料
:相談
共益費
:無
所在地
:東京都渋谷区神宮前3-20-4 3階
最寄駅
:東京メトロ副都心線/明治神宮前駅
入居予定
:即日

■2020年11月、竣工の新築店舗ビル!各種用途相談可能!
■キャットストリート沿い!スタイリッシュな外観!
■2021年12月末までフリーレント付与!

ブライト秋葉原

当社管理自社物件居抜物件

面積
:37.53坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都台東区台東1-24-9 7階
最寄駅
:東京メトロ日比谷線/仲御徒町駅
入居予定
:即日

■2021年4月、内装造作・什器付きデザイナーズオフィス完成予定!
■2021年4月下旬、エントランス・共用部等大規模リニューアル工事完了予定!
■世界中の注目を集める街「秋葉原」エリアに所在。

Biz-ark浅草橋駅前

当社管理自社物件居抜物件

面積
:48.70坪
賃料
:974,000円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都台東区浅草橋1-9-13 3階
最寄駅
:都営浅草線/浅草橋駅
入居予定
:即日

■内装家具付きモデルオフィス!(ラウンジスペースはプロジェクター付き)
■2020年8月、エントランス・共用部等大規模リニューアル工事完了済!
■大通り(江戸通り)沿いで視認性良好!

EDGE芝四丁目ビル

当社管理

面積
:149.48坪
賃料
:3,288,560円
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区芝4-5-10 3階
最寄駅
:都営浅草線/三田駅
入居予定
:即日

☆FR6ヶ月+仲介業者様向けキャンペーン実施中☆(2021年6末日迄)
■2021年2月、外観・エントランスリニューアル工事完成!
■2021年4月、EVリニューアル工事完成!

Mayapada Shiodome Plaza 3階

当社管理

面積
:48.26坪
賃料
:相談
共益費
:賃料に含む
所在地
:東京都港区東新橋2-11-4 3階
最寄駅
:都営三田線/御成門駅
入居予定
:即日

☆キャンペーン実施中☆(2021年6月末日迄)詳細は担当者まで!
■イタリア街に佇むガラスカーテンウォールのビル!
■エントランスは清潔感・重厚感を併せ持ち、広がりある空間です!!

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