2020/07/17オフィス移転の手続きとは?郵便物・宅配関連も忘れないで

オフィスを移転したら、郵便物や宅配に関する手続きも必須です。

業務に支障をきたさないよう、一つ一つしっかりと準備しておきましょう。オフィス移転の際に必要となる、郵便物や宅配に関する手続きをまとめます。

まずは取引先に事務所移転のお知らせを

オフィス移転後も、郵便物や宅配がきちんと届くようにするためには、取引先との関係性が重要なポイントとなります。

移転前には、移転に関するお知らせをしっかりと届けられるように手配しましょう。

取引先への移転のお知らせは、移転の1ヶ月~2週間前程度を目安に送付するのがおすすめです。

はがきや手紙で、事務所移転の御挨拶と必要な情報を記載するスタイルが一般的ですが、近年ではメールでお知らせするケースも増えてきています。

取引先との関係性を考慮しながら、お知らせ手段について検討するのがおすすめです。

事務所移転の前にしっかりとお知らせができていれば、郵便物や宅配便の誤配送リスクを減らせます。

相手との信頼関係を損ねないためにも、まずはこちらの手順をしっかりとこなしてみてください。

郵便局で転居届を提出しよう

取引先への連絡を終えても、まだ安心してはいけません。より確実にトラブルを防ぐために、郵便局で必要な手続きを完了させておきましょう。

郵便局では、引越しをした場合に、転居前の住所に届いた郵便物を1年間新住所までお届けするサービスを実施しています。こちらを利用することで、転居のお知らせができなかった相手からの郵便物も、確実に受け取ることができるでしょう。

手続き方法は簡単で、郵便局へ転居届を提出するか、インターネットと使った「e転居」があります。

転居届は記入してポストに投函で申請できます。
窓口に赴いて手続きをする場合は、手続きする方と会社との関係性がわかる書類を持参する必要があります。社員証で大丈夫なので、忘れないように準備しておきましょう。

インターネットを使った「e転居」での手続きには携帯電話またはスマートフォンが必要です。転居届の受付状況を確認したい場合は、「e転居」での手続きが便利です。

宅配便は各会社に確認が必要

郵便と同様に、気になるのが宅配についてです。

宅配についても事前に転送手続きを行えればよいのですが、可能かどうかを含めて、各宅配会社に確認する必要があります。

ほとんどの業者では、企業向けの宅配便転送サービスは実施していません。ただし担当の営業所に相談することで、応じてもらえる可能性もあるので、まずは確認してみてください。

できるだけスムーズに荷物の受取ができるよう、可能な限りの準備を整えておくのがおすすめです。

まとめ

オフィスを移転する際には、郵便物や宅配便に関する手配も忘れないようにしましょう。

ついつい後回しにしてしまいがちですが、確実に終えておくことが、取引先との信頼関係の維持や業務効率ダウンの予防につながるはずです。

手続きについて分からないことがあれば、郵便・宅配サービスの提供元に確認しておくことも大切です。移転にまつわる手続きの一つとして、リストアップしておきましょう。

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