メールでお問合せ
事務所移転の連絡はとても重要であり、取引先だけでなく、あらゆる人に漏れなくきちんと伝える必要があります。
そのためには、移転の連絡をするタイミングや方法などにも気を配らなければなりません。
今回は事務所移転に伴う住所変更などを連絡する際の、挨拶状について詳しく紹介していきます。
タイミング
一般的に、2週間から1ヶ月前までには連絡をするのがベストといわれています。
請求書など大事な書類が前の住所に送られてしまう可能性がありますので、関係各所に迷惑をかけることのないよう、早めの連絡を心掛けましょう。
また、移転連絡とは別に、移転日をまたぐような書類のやり取りをする時は、次回の連絡先は新しい住所になるという文面を添えておくと親切です。
経理など実務処理を行っている部署の担当者や、普段から連絡を取り合っている取引先の担当者がいる場合は、個別に連絡しておくと安心です。
移転を知らせる手段
事務所移転の連絡は、必ず確実にする必要があります。
自社サイトやSNSを活用している場合は、必ず告知文面を載せるようにしましょう。
普段からメールやFAXなどで連絡を取っている場合は、これらを利用しても構いません。
しかし、メールやFAXでは簡素な印象になり、場合によっては相手に失礼だと思われてしまう可能性があります。
メールなどを送ったうえで、はがきや手紙で挨拶状を出せば、丁寧な印象を持ってもらえるとともに、相手にきちんと認識してもらうことができます。
挨拶状を書く時のポイント
移転の挨拶状を書く際には、新事務所の住所や電話番号はもちろんのこと「新事務所は〇日から営業する」といった文面を入れておくようにしましょう。
書類や訪問の際の行き違いをなくすことができます。
本題に入る前には、時候の挨拶や日頃の感謝を伝える文、本題の後には、抱負などを盛り込むと、まとまりのよい挨拶状になります。
メールの場合は、少し柔らかな表現でも問題ないようです。
電話番号などは見間違えやすいので、個別の担当者宛てでメールを送るような場合は、「変更になります」といった文面を添えるとよりわかりやすいでしょう。
また、移転に伴う休日や電話・メールなどの不通時間がある場合はそれも明記しておきます。
メールでの連絡は、ほかのメールに埋もれてしまわないように「【重要】事務所移転のお知らせ 株式会社〇〇」などすぐに目が止まるような件名をつけておきましょう。
新住所の地図を記載するのも丁寧な印象です。
移転挨拶の例文
手紙などで送る場合とメールで送る場合の文面例をご紹介します。
手紙での移転挨拶文
初春の候、貴社におかれましては、益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます
また、平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます
この度、弊社は令和〇年〇月〇日より、下記の住所に移転の運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
これを機に、社員一同より一層皆様のご期待に応えられるよう業務に精励する所存でございます。
今後ともご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。 謹白
メールでの移転挨拶文（会社宛て）
この度、弊社は事務所移転のため、令和〇年○月○日より下記の住所へ移転する運びとなりました。
気持ちも新たに社員一同さらなる努力を重ね、皆様のお役に立てるよう精進してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
略儀ながらまずはメールにて、ご挨拶申し上げます。
メールでの移転挨拶文（個別担当者宛て）
この度、弊社は事務所移転に伴い、令和〇年〇月〇日より下記住所に変更となります。
あわせて電話・FAX番号も変更となりますので、大変恐縮ではございますが、ご確認いただければと存じます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
まとめ
事務所を移転する際の挨拶状はマナーとしても欠かせません。
関係各所をリストアップし、漏れのないように送付することが大切です。
担当者宛など、普段から馴染みのある方への案内の場合は「気軽にお立ちよりください」といった文面を最後に添えて、より親しみやすい挨拶文にするのもいいかもしれません。
