移転は効率よく！当日の移転スケジュールをスムーズにこなすために【サンフロンティア賃貸】

オフィス移転は予想以上の手間と時間がかかります。

退去するオフィスの原状回復、移転準備中の業務フローや当日のスケジュールなど、やることは山ほどあります。

移転当日に慌てないよう、事前にしておくべきことや当日のスケジュールについて、考えてみましょう。

移転前の準備期間にしておくこと

移転前のオフィスが賃貸物件なら、退去時期を貸主に伝えておく必要があります。

賃貸借契約によりますが、賃貸オフィスの退去予告は6ヶ月前となっているケースが多いです。

このタイミングがずれると違約金などの予定外の出費が発生してしまうこともあるため、退去日から逆算して適切な時期に連絡しましょう。

退去日までに最低限以下のことを済ませなければ、スムーズな移転ができないと考えておきましょう。

退去日までに原状回復工事を終わらせる必要があるため、移転当日までにはこのすべての手配を済ませておく必要があります。

当日は移転関連の責任者が引越し業者と連携し、移転スケジュールに従って行動します。

大きな家具を運び込む前に、可能であれば室内の写真を撮影しておきます。

室内に小さくても破損があったとしたら、退去時の原状回復を行う時に自社負担になるのですが、写真があれば入居前についた傷かどうかを確認できます。

社員の間で役割分担やタイムスケジュールがあれば実行に移しましょう。

また、旧オフィスから新オフィスへ移動させた荷物の点検も重要です。

移動時に紛失したものはないか、傷や破損などはないかを社員で確認します。

そのあとは荷物を解き、新オフィスに配置していきましょう。

企業のオフィス移転では、関係省庁に提出する公的書類も用意しておきます。

提出期間は最短で5日、最長で50日です。

可能であれば移転当日中に関係省庁に提出を済ませてしまいましょう。

提出書類はかなりの数になり、通常業務と移転作業を同時に行うなかではスムーズに進められない可能性があります。

もしその心配があるのなら、各分野の専門家に代行を依頼するのも良い方法です。

司法書士・行政書士、公認会計士・税理士、社会保険労務士に各分野の手続き代行依頼が可能です。

何かと大変なオフィス移転には、綿密なスケジュールが必要です。

最近では備品リストやスケジュールのチェックリストがインターネットで公開されていますので、ダウンロードして有効利用してみることも検討しましょう。

移転準備は通常業務と同時に行うため、バタつく期間になることが予想できます。

できる限り余裕を持って準備を進めていきましょう。