メールでお問合せ
オフィス移転は作業が山ほどありますが、クライアントや取引先に住所変更を連絡するのも大切な作業のひとつです。
今後のお付き合いにも深く関わる住所変更は、できるだけ速やかにお知らせする必要があります。
お知らせのタイミングやその種類について、移転する前にはしっかり把握しておきましょう。
■お知らせのタイミングは？遅くとも1週間前！
クライアントや取引先、お得意様には必ずしておきたい移転通知。
新しい住所や電話番号などは、必須の項目です。
もし移転に気付かれず、もう使われなくなった旧住所や旧電話番号へ連絡をもらっても対応できません。
移転連絡は遅くとも移転日の1週間前には通知するのが理想です。
特に請求・支払など経理業務が絡む取引先へは、請求書が届かないといった事態が起きないよう早めに通知をする必要があります。
挨拶状などを郵送する場合、印刷や発送の手続きや到着までに時間がかかりますので、1ヶ月以上余裕を持っておくことをおすすめします。
先に「移転するのだな」と理解してもらえていれば、移転後のお付き合いもスムーズにいくでしょう。
■デジタル署名関連やSNSにも気を配ろう
デジタル全盛期の昨今、自社サイトや公式SNS、Googleマイビジネスを利用している企業も多いでしょう。
移転の際はそちらの対応もする必要があります。
具体的にはサイト・SNS・Googleマイビジネスの自社情報の変更です。
企業名や電話番号など色々な情報を載せている場所ですが、少なくとも住所が変わることは確かですよね。
移転後にクライアントや取引先が連絡先・住所を見失わないよう、必要な情報の変更を忘れないようにしましょう。
また、電子メールの署名も変更が必要です。
チャットツールを用いた連絡も多くなっていますが、メールは基本的な連絡手段として重視されます。
メールの末尾に署名と企業の情報をつねに記載している企業であれば、その点も移転と同時に変更をおこないましょう。
■うっかりすると忘れられる？移転時には素早い変更を
移転の連絡や必要情報の変更をうっかり忘れていると、「もう廃業したのか」と思われるかもしれませんし、「移転したのに連絡もないのか…失礼だな」と思われてしまう可能性も。
その結果、ビジネスチャンスを逸してしまうことになりかねません。
ハガキやメールを使ったお知らせもよいですし、リアルタイムで発信できるSNSを活用し、「移転しました！」と告知するのも効果があります。
うっかりミスで漏れがないよう、各方面の関係者にはできる限り素早く連絡し、会社情報の変更を公表しましょう。
