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テレワーク、リモートワークや働き方改革によりワークスタイルが変化していく中で、フリーアドレスを導入している企業が増えています。
それと同時にフリーアドレスを廃止する企業も少なからずあるのも事実です。
今回はフリーアドレス導入後の失敗が起きる原因について詳しくご紹介します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとはオフィスにおいて固定席を設けず、利用する人がその都度、自由に業務を行う席を選択するワークスタイルです。
フリーアドレスのメリットとしては、スペースの有効活用や普段関わりのない社員間のコミュニケーションの促進、業務効率の向上や社内環境の改善などが挙げられます。
従来の固定席でのワークスタイルと比較して、より場所と時間の自由度が高くなることで個人の働き方にも影響を与えることができます。
フリーアドレス導入後の失敗とは
メリットを求めて導入されるフリーアドレスですが、下記のような失敗を生み出す可能性もあります。
- 結局、同じ席に同じ人が座り、フリーアドレスとならない
- 隣の席の入れ替わりや関係のない雑音などにより集中できず、業務効率が落ちる
- 誰がどこにいるのか分かりづらく、上司や同僚への気軽な相談や報告がしづらくなる
- 企業への帰属意識が低下する
- 自席がないので私物を置きっぱなしにできず、通勤時に持ち運ぶ荷物の量が増える
これらの失敗はフリーアドレス導入の目的や手段、運用方法に問題があると考えられます。
フリーアドレスの失敗を防ぐ対策
これらの失敗を防ぐためには、いくつかのポイントに注意してフリーアドレスを導入する必要があると考えられます。
固定席にならないようにする
ランダムな席に座るようルーレット方式や、ローテーション制度などのルールを導入していくのもよいかもしれません。
業務内容や個人の資質によっては固定席の方がよい場合もありますので、状況に合わせた運用方法を考えましょう。
誰がどこにいるのか、すぐにわかるようにする
グループウェア内での在籍確認、アバターを使ったバーチャルオフィスツール、座席予約するホテリングシステムなど、PCやスマートフォンを使って在籍確認ができるシステムを取り入れることで社内の状況を把握しやすくなります。
コミュニケーションをとりやすくする
チャットツールの使用やミーティングスペースを用意することにより、同じ部署内でのコミューケーションを気軽にとれる環境作りが大事です。
専用ロッカーを用意する
個人専用のロッカーを用意して、私物はそこで管理するようにしてもらいましょう。
またペーパーレス化をすすめ、書類はデータ化しクラウドで共有する形にすれば業務効率の改善にもつながります。
対策はいろいろありますが、まずはなんのためにフリーアドレスを導入するのか、その目的を社員全員が理解することが肝心でしょう。
目的を理解してもらえないうちは根本的に運用への協力が得られにくいものです。
フリーアドレスに対する社員個々の希望・不満などを取りまとめてから、検証していくことでより大きなメリットを得ることにつながるでしょう。
