2020/11/12個人がビジネスデータを管理するうえで大切なこととは

ビジネスデータの管理は、セキュリティ部門の専門的な管理だけでなく、個々人がどのように扱うかも大切です。

日々の業務がある中で、大切なビジネスデータをきちんと管理し、有効的に使用していくためにはどのようにすればいいのでしょうか。

ビジネスデータ管理においての注意点

ビジネスデータと呼ばれるものは、さまざまにあります。

個人情報をはじめ取引先や取引上のデータ、経営管理に関するデータ、社員の給与など会計に関係するデータ、そのほか開発などに関する社外秘文書など、数えればきりがありません。

これらのデータ紛失は社内だけでなく、関係各所との信用問題に発展することもあるので、取り扱いには十分な注意が必要です。

改めてそのポイントについて確認してみましょう。

セキュリティ

ビジネスデータの管理において、セキュリティ対策は不可欠です。

誰もが容易にパソコンにアクセスできてしまうと、大切なデータの漏洩につながるかもしれません。

世界では毎日のように膨大な量の新しいコンピューターウイルスが発見されています。

セキュリティソフトは常にアップデートし、最新の状態にしておくようにしましょう。

パソコンにはパスワードを設定し、パソコン上でデータを開いたまま離席しないなど、基本的な対策を徹底しておくことも大切です。

許可のあるものでないかぎり、メディアに保存して持ち出すのもタブーです。

バックアップ

人為的なミスによる上書きや削除、また予測しない PC の破損などでデータが消えてしまうこともあります。

データが破損してもリカバリーできるよう、普段からバックアップなどの対策を取っておきましょう。

データを探さなくていいようにする

データ管理は紛失やウィルス対策だけではありません。

必要なデータを必要な時にすぐに取り出せなければ、仕事の効率も悪くなってしまいます。

担当する業務や取引先が増えると、扱うデータが増え複雑化することもあるでしょう。

どこに何があるのか分からないと探すのに時間を取られ、本来行うべき業務が止まってしまいます。

業務や取引先ごと、よく使うデータと長期保存が必要なものなど、分類分けをして管理しておけばスムーズに活用できます。

適切な管理は仕事の効率化に欠かせません。

ミスを防ぐためには

近年ではクラウドサービスを使ってデータ管理をする企業も多くなってきました。

社内の各所からアクセスが可能なうえに膨大な量のデータも管理でき、なおかつセキュリティ面でも安心できるということもあって、非常に利用しやすいシステムになっています。

また、忘れがちなバックアップなども自動的に行ってくれるため、間違って上書きや削除してしまった場合にも、リカバリーしやすいのが特徴です。

人が管理する以上どうしてもミスは発生してしまうもの。それをカバーするための対策に、企業としてクラウドサービスなどを導入するのも有効といえるかもしれません。

まとめ

会社で取り扱うデータは、個人情報から取引先に関わるものまで、さまざまです。

セキュリティ対策やバックアップでデータを守り、生産性を上げるためにも、正しいデータ管理が必要といえるでしょう。

ビジネスデータを適切に管理し続けるためには、重要性を常に意識しておくことも大切です。

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