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在宅勤務が増える昨今、Web会議がスタンダードになりつつあります。
分かっているつもりでも、うっかりマナー違反をしているのではないかと心配になりがちです。
在宅でWeb会議に臨む時の基本的なマナーや、室内での過ごしかたはどのようにするべきなのでしょうか。
基本はオフィスでの会議と同じマナー
Web会議といっても、基本マナーはオフィスで行われる会議と同様です。
身だしなみを整えることはもちろん、発言者に注目したり表情に気をつけたりと、会議室での態度を思い出して実行すれば充分です。
もちろん、インターネットに接続できるか、マイク・カメラが使えるかなどの機器の設定以外に、Web会議の招待を送る、参加者に会議の資料を共有しておくといった事前の準備は欠かさずに行いましょう。
また、インターネット回線を使った会議ということは常に意識しましょう。
インターネット回線は本人の意思に関係なく切断される時がありますし、マイクやカメラの調子が悪ければ、意思疎通までに時間がかかってしまいます。
そのような際の備えをある程度用意しておくことも大事です。
会議参加者同士で理解をし合い、Web会議ならではのトラブルに過敏になりすぎず、前向きな会議を行う心配りをしたいものです。
背景に気を遣う
Web会議ではカメラをオフにしていない限り、室内が背景として映り込みます。
ソフトによっては背景をCGなどに変更できる機能がありますが、一般的な企業では利用しない方針であることも多いようです。
その時、映り込んで不快感を招くような室内風景にならないように、最低限の片付けをしておくべきでしょう。
また、プライベート感が強すぎるもの、オフィスの人に見られたくないものは最初から移動させておきましょう。
入居している部屋の大きさによっては移動が難しいかもしれませんが、会議中だけでも移動を試みたほうがよいと考えられます。
賃貸物件に入居している人は、移動の際に床や壁を傷付けないように気をつけてください。
Web会議のために退去費用が多くかかることになってしまった…となっては、あまりにも残念です。
マイクの扱いかたに気配りをする
マイクは発言者のみがオンにします。
発言者以外はオフにしておくと、会議がよりスムーズに進みやすくなります。
相槌もWeb会議の場合には不要にしたほうが、回線によるタイムラグで発言者のペースを乱さずに済みます。
Web会議に使われるツールの多くには挙手や拍手を示すボタンのように、便利な機能が備わっています。
相槌の代わりにボタンを押し、意思表示をすることも可能です。
多くの機能をどんどん使いこなしていきましょう。
Web会議疲れを起こさないために
今までにないWeb会議を行うようになり、慣れない環境やシステムでWeb会議疲れを起こす人もいます。
会議にはマナーが必要ですが、マナーが過剰な縛り合いの原因になってしまってはストレスが溜まる一方です。
そのため、Web会議においては事前にルールを作っておくと参加者が気持ちよく、効率よくすすめることが可能です。
お互いが気を遣い合い、心地よい会議の空間を作り上げていきましょう。
