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業務改善に頭を悩ませているのなら、「ワークフロー」の有効活用を検討してみてはいかがでしょうか。
昨今は業務内容も煩雑化し、より強い業務内容の統制・管理が求められることも少なくありません。
業務の流れを細かい部分まで把握して図式化することによって、無駄をそぎ落としつつ、安全に業務の効率化につなげられます。
ワークフローとは？
ワークフローとは業務フローとも呼ばれ、「企業間、社員間でおこなわれる業務の流れ」を意味しています。
具体的には「誰による作業スタートか？」「誰がどのような処理をしたか？」「誰が完了させるのか？」といった、一連の流れがワークフローに当たります。
組織ではさまざまな目的のための起案・申請から確認・承認・決裁まで一定のパターンが確立されているケースが多いのではないでしょうか。
たとえば有給休暇を取りたい場合、有給休暇の申請、直属上司の承認、部長など所属部を管理する上司の決裁という流れがあります。
そのような申請・承認・決裁の流れも、立派なワークフローです。
ワークフローを図式化するメリット
一連のワークフローを担当する社員が把握していれば、業務がスムーズに流れているように思えるかもしれません。
しかし、個々の社員の経験や認識だけに頼っていると、問題あっても気づきにくいという一面があります。
ワークフローを図式化し、誰からでも見える状態にすることにより、誰がどんな業務をしているかを把握しやすくなり、問題が発覚しやすくなります。
図式化のメリットはそれだけではありません。
ワークフローのプロセス内に無駄を発見できる可能性があります。
無駄をなくすことにより、業務効率化を期待できるでしょう。
ワークフローシステムを導入するメリット
昨今はワークフローシステムの導入を進める企業が増えています。
ワークフローシステムとは、ワークフローを図式化したものをデジタル化し、それぞれの立場に応じて回覧・閲覧し、必要であれば承認や差し戻しをおこなうシステムです。
今までは紙でおこなっていた申請から承認までの流れを電子化することにより、決裁までかかる時間を節約できるメリットがあります。
たとえば、最終承認をする立場の人が出張などで社内に不在の場合、書面では手元に情報が届くまで数日かかってしまうこともあります。
しかし、ワークフローシステムを使えば、デジタル化によって時間や場所を問わずに各自の端末で確認できるため、承認までの時間が大幅に削減できるでしょう。
また、紙ベースで管理をしているのであれば保管場所の確保も必要です。
デジタルのワークフローシステムはクラウド上にデータを保管することができるため、どれほど情報が増えてもオフィスのスペースを圧迫することがありません。
ワークフローの図式化とワークフローシステムの活用により、企業の業務効率化を一気に進められる可能性があります。
業務改善に悩んでいるのであれば、ぜひワークフローについて考えてみてください。
