メールでお問合せ
グループウェアは業務効率化に大きな貢献をするシステムです。
ワークフローと並行して導入することにより効率化が進み、企業の業績に顕著な結果をもたらしてくれるでしょう。
ワークフローの基礎知識やグループウェア導入のメリットについて詳しくご紹介します。
グループウェアの概要と代表的な機能
グループウェアは企業内の業務におけるコミュニケーションや業務の進捗確認、データの共有などをスムーズにおこなうシステムツールです。
テレワークの普及により、従業員の勤務する場所が複数箇所に分散するようになった昨今、特に注目を集めるようになりました。
インターネットにつながる環境下であれば各自のPCやスマートフォンから確認できるので、場所や時間を問わずに情報共有が容易で、業務をスムーズに進められることがグループウェアの最大の特徴であり、メリットです。
グループウェアの代表的な機能として以下のようなものが挙げられます。
- コミュニケーション機能（メール・チャット・掲示板・回覧板）
- スケジュール管理（在籍確認・会議室予約・設備予約）
- 業務進捗管理（プロジェクト管理・タスク管理）
- データ共有機能（オンラインストレージ・共有アドレス帳）
- ワークフロー機能（勤怠管理・社内稟議・経費精算・交通費精算）
これらの項目は、テレワークや出張などにより同じ環境を共有していない場合、解決することが難しい項目でした。
しかしグループウェアの導入することで、情報の共有・業務の進捗確認が用意になり、働き方を問わず業務の遂行がスムーズになります。
ワークフローとの相性が良い
グループウェアはワークフローシステムとの相性が良い点も注目です。
ワークフローとは企業間、社員間でおこなわれる業務の一連の流れのことで、それを図式化したものをデジタル化したのがワークフローシステムです。
従来の書類による回覧や申請から承認までの流れを、クラウド上にアクセスすれば行うことができるため、場所や時間を選ばず業務を共有できる特徴があります。
申請から承認・決裁までの時間短縮、ペーパーレス化の促進、業務内容や進捗状況の明確化による業務効率化が図れる点も大きなメリットです。
グループウェアでの情報共有やスケジュール管理・調整はワークフローにも関わる部分が多く、グループウェアシステムにはワークフロー機能が組み込まれていることが多いです。
より効率的な業務を進めるために、自社に必要なワークフロー機能を検討するのもおすすめしたい方法です。
業務効率化を目指すのなら導入の検討を
グループウェアはソフトウェアが必要になるため、導入にはある程度のコストがかかります。
自社の用途や課題、環境に合わないシステムだと使いこなせない、高額なコストになりすぎるといったデメリットも考えられます。
しかし情報共有の容易さや業務の時間短縮、ペーパーレス化は業務効率が一気に進むことになるでしょう。
業態や職種にマッチし、さらなる業務効率化を目指すのであれば、前向きにグループウェアシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
