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人材不足が深刻な社会問題となっている中、社内の総務部門が担う業務を外部に委託する「総務アウトソーシング（総務代行）」に注目度が高まっています。
背景には高齢化や少子化による社会構造の変化があり、労働人口の減少に対処しながら生産性を向上させていくための有効な手段の一つといえるでしょう。
今回は、総務アウトソーシングを利用するメリットや注意点について解説します。
総務アウトソーシングとは
総務アウトソーシングとは、総務部門が行なう業務を外部企業が代行するサービスのことをいいます。
総務の業務領域は多種多様、会社の業種や規模によっても異なります。
アウトソーシングを提供する企業側が対応できる業務範囲や得意分野にも差異があるため、依頼する際には事前の確認が必要です。
また、スタッフが常駐（出社）する以外にも、出社せずにアウトソーシング企業が保有する事務所で業務を行うケースや、オンラインで遠隔対応するケースなど、サービス自体の提供方法にも違いがあります。
総務アウトソーシングを取り入れるメリット
総務業務をアウトソーシングするメリットには、以下が挙げられます。
オーバーワークを回避できる
総務の業務は多岐にわたる場合が多く、社員一人で数多くの業務を抱えていることも珍しくありません。アウトソーシングすることで日常業務の負担が減れば、働きやすさの向上につながり、離職率の減少が期待できます。
採用や育成にかかるコストが削減できる
人材を獲得するまでにかかる採用コストは増加傾向にあり、育成するための費用や時間も必要になります。アウトソーシングでは、スキルや知識のある外部スタッフに任せられるので、一連のコスト削減が可能です。
コア業務に人的リソースを注力できる
総務部門のルーティン化された日常業務や、一定のルールをもとに判断できる管理業務をアウトソーシングすれば、利益や業績の向上に直結する「コア業務」に人的リソースを集中させることができます。
総務アウトソーシングを導入する際の注意点
効率的かつ、高品質な業務遂行が期待できる総務アウトソーシングですが、利用する際には注意すべき点もあります。
社内にノウハウが蓄積されにくい
総務の業務を外部スタッフに丸投げ状態でいると、内製化する（外部に委託していた業務を社内リソースの体制に切り替える）ことになった場合、業務が回らなくなるおそれがあります。 外部委託に依存しないためにも、定期的な情報共有を心がけましょう。
情報セキュリティ対策の強化が必要
アウトソーシングでは外部の人間を入れることになるため、当然、情報漏洩のリスクが高まります。セキュリティ対策を見直すとともに、個人情報や機密情報の取り扱いに関するルール整備が必要です。
実際に総務アウトソーシングを導入する際には、まずは業務の洗い出しをして、アウトソーシングに切り替える目的と委託範囲をしっかりと見極めましょう。
