守るべきマナーは？管理の担当は？賃貸オフィスの共用部について【サンフロンティア賃貸】

複数のオフィスが入居する賃貸オフィスビルなら、それぞれの企業だけが使う専有部分と、入居しているほかの企業と一緒に使う共用部分があります。

共用部分の状態や使い方のルールによっては、毎日のオフィスライフに深く関係してくる場所です。

共用部分の基本的なマナーや管理について知っておきましょう。

入居前にチェックしておきたいこと

まず、オフィスに入居する前にチェックしておきたいことについて考えてみます。

共用部分はエントランス、廊下、エレベーター、給湯室、トイレなどが該当します。

毎日使う部分であり、きちんと掃除・管理ができているかどうかが重要です。

ほこりやゴミが溜まっている。異臭がする。床や壁がひび割れている。

そんな掃除や管理が行き届いていないオフィスに毎日通うのは、あまり気分が良いものではありませんし、企業を訪れるお客様からの印象が悪くなります。

また、給湯室やトイレで仕事中に一息つきたい人もいます。

ちょっとした憩いの場が汚い・不衛生だという状態では、効果的なリフレッシュは難しいでしょう。

入居している企業に対してエレベーターの数が少ないと、出勤・退勤の時に思わぬ混雑が起きてしまいます。

稀に起こることなら諦めもつきますが、毎朝混雑を起こすのであれば、あまり良い環境とは言えないでしょう。

そのような不安がある場合、エレベーターの数が多いオフィスビルへの入居をおすすめします。

多くの人が使う共用部では、社会人としてのマナーが求められます。自社の評判にもつながりますので気をつけましょう。

エレベーター内では過度のおしゃべりをしない、スマホの扱いに気をつけるといった、一緒に乗り合わせる人への配慮を行いましょう。

もし搬出入などで長時間エレベーターを使う際は前もって管理会社に連絡をし、ビル内に通達してもらうようにしましょう。

専有部分にトイレがあるオフィスもありますが、もし共用部分としての利用をするのであれば、清潔に気持ちよく使えるように気をつけます。

洗面台を1人で独占しない、洗面台が濡れたら備え付けの布巾で軽く拭き取る、スペースを圧迫する私物を置きっぱなしにしないなど、譲り合いと衛生面で注意を心がけましょう。

給湯室はあまり大きくないことが一般的です。

同僚同士で長く立ち話をすると、ほかの企業の人に迷惑をかけてしまうことがあります。

用事を済ませたら長居せずに自分のオフィスへ戻りましょう。

共用部分の管理はビル管理会社やオフィス管理を請け負っている企業が行います。

蛍光灯が切れたり、何かの破損を発見した時には、管理側に連絡しましょう。

連絡が早いほど対応も早く、気持ちの良い状態で共用部分を使うことができます。

また管理会社の対応が良くても、入居中のほかの企業のマナーに問題があれば快適に過ごすことが難しくなるかもしれませんのでその点もチェックしましょう。

共用部を含めたオフィスビル全体が企業の印象にも繋がりますので、管理体制のしっかりしたオフィスを選ぶようにしましょう。