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オフィスの移転には思った以上に細々とした作業が発生します。
その作業の中には、移転後に速やかな業務再開ができるよう、移転前に済ませておいたほうがよいものも含まれています。
名刺・封筒・ゴム印など備品類の発注については、旧オフィスを退去する前に済ませておきたい作業のひとつです。
備品類の発注は移転前に対応しておく
移転前の旧住所・電話番号などが入った名刺・封筒・ゴム印は、移転後に同じものを使うことができません。
営業職の挨拶回りには新住所などの情報が記載された名刺は必須です。
営業職以外でも今までお付き合いのあった取引先や金融機関に先に移転先を知らせておくと、移転後の業務再開がスムーズに進めやすくなります。
社内でなにをどれだけ必要になるか、早めに確認しておきましょう。
また移転を機に企業のイメージアップを兼ねて、名刺や封筒のデザインを一新することもあるかと思います。
その場合、その目的やデザイン案の作成などのためにより時間が必要になりますので、先に社内間で既存のデザインのままか、新たに作り直すかを決めておいたほうがいいでしょう。
ほかには、手書きや新情報を印字した訂正テープを貼って名刺・封筒を訂正する方法もあります。
訂正がたくさんあると手間と時間がかかりますが、既存の在庫数が多い場合、すべて破棄・新規発注にするよりは経費の節約になる場合もありますので、一案にいれてみてはいかがでしょう。
発注のタイミングは？
新しい住所や情報を入れた備品の準備は、移転先が決まらなければ手配ができません。
移転先が決定し、新住所・電話番号などが確定したら、早急に備品類の準備を始めると安心です。
最近では、移転する企業の名刺・封筒・ゴム印や移転案内状をまとめて作成してくれる業者があります。
web機能を使って簡単に発注できるシステムを採用した業者もありますので、必要であればそのような業者を探し、見積もりを取ってみてはいかがでしょうか。
移転後の備品類発注について
移転が終わればまた通常業務が始まります。
備品類の発注をする担当者は、今まで発注していた業者に移転連絡をしておきましょう。
企業向けのショッピングサイトで発注することがあれば、送付先情報を変更しましょう。
特にショッピングサイトの情報を変更し忘れるケースは多く、発注したものが旧オフィスへ届けられてしまうというトラブルも見られます。
また宅配便の業者によっては転居・転送サービスのようなものがあったりするので、配達エリアの担当営業所に連絡しておくとさらに安心です。
思わぬトラブルにならないよう、早めの手続きがおすすめです。
移転作業の中の重要な項目として、備品類の発注は優先的な対応を意識しておきましょう。
