企業の情報漏洩防止や従業員の安全維持には、入退室管理システムが役に立ちます。

IT化が進む時代、システムを使ったオフィスへの入退室管理を導入したいと考える企業も少なくないでしょう。

入退室管理システムの導入は、多くのメリットを得ることに繋がります。

入退室管理システムのメリット

入退室管理システムとはオフィスのエントランスや特定の部屋の入口に認証機器を設置し、カードキーや生体認証を使ってロックを解除するシステムのことです。

ロックを解除できるのはあらかじめ情報登録をした人のみですので、部外者の侵入が非常に難しくなります。

また、入退室の権限を持つ従業員にたいしても、「いつ、誰が、入退室したか」という記録が残るためその行動が把握しやすくなります。

入退室の記録を把握することで社内から機密性の高い情報の流出や物品の盗難・破損などの可能性を低くすることができ、万一、情報漏洩や盗難などのトラブルが発生した際には、この記録がトラブル解決に大きく貢献します。

情報漏洩や盗難などの防止策以外に、不審者の侵入から従業員を守る方法のひとつとして、入退室管理システムを活用している企業も少なくありません。

警備員を雇うコストをかけなくても警備面での安全性が上がり、従業員が安心して働ける環境を整えやすくなるという一面も大きなメリットです。

入退室管理システムは、さまざまな面で企業にメリットをもたらしてくれると言えるでしょう。

オフィスワークに活用できるタイプも

入退室管理システムの中には、オフィスワークに活用できるタイプがあります。

この「いつ、誰が、入退室したか」という記録は従業員の内部不正の防止以外に、勤怠管理にも役立ちます。

例えば許可のない残業や休日出勤といった従業員の勤務実態をチェックできるようになるので、正確な勤務時間に基づく勤怠管理ができるようになります。

また、入退室管理システムの種類によっては勤怠・給与システムと連携されているタイプ、個人PCの管理や機密性の高い情報へのアクセスを制限できるタイプ、建物内の管理システムと連携して空調や照明を自動管理するタイプなどさまざまなものがあります。

前述の勤怠管理と併せ、業務の効率化に貢献することができるでしょう。

導入時に確認したいこと

入退室管理システムをこれから導入するのであれば、現在入居しているオフィスに設置が可能かどうかの確認が必要です。

導入時にはシステム機器を取り付ける工事が行なわれますが、貸主やビルによって、工事が出来ないケース、工事の内容に制限があるかもしれません。

工事に着手する前に、貸主やビル管理会社に必ず確認しておきましょう。

また、退去時の原状回復についても、この時点でしっかり確認しておくことをおすすめします。