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働き方改革が推し進められている今、「それでも仕事は終わらない！」と嘆いている方はいませんか？ 業務をうまくこなし、また企業としての成長スピードをゆるめないためには、業務効率化を意識することが鍵となります。
そこで今回は、業務効率化の施策として、実践したいことをまとめます。ワークライフバランスを意識した職場環境を実現するためにも、ぜひチェックしてみてください。
無駄な作業を徹底削除
今現在、当たり前のようにこなしている業務の中には、「無駄」が潜んでいる可能性があります。こうした無駄を徹底的に排除するだけで、社員が仕事に使える時間を延ばすことができ、また仕事中の効率を高める効果が期待できます。
具体的には、以下のような取り組みを実践するのがオススメです。
- 上司に提出する報告書のフォーマットを作成し、それに沿って入力するだけにする
- 誰がやっても結果が変わらないルーチンワークは、思い切って外注する
- 仕事内容によって、決裁者を分散させる
フォーマットを作成しておけば、書類作成に「悩む」という時間の無駄を省けます。また報告を受ける側である上司も、短時間でスムーズに内容を把握できることでしょう。
また人材には限りがありますから、業務作業を短縮するのに便利な機器や外注という手段を選択するのもオススメです。決裁者を分散させることで、「決済待ち」という時間の無駄を予防することができます。
チームワーク制の導入
個々で仕事を進めていると、どこかのタイミングで足並みがそろわなくなってきてしまいます。多くの仕事を手掛けている人が、負担の多さで精神的も肉体的も追い詰められてしまう一方で、それ以外の人は暇を持て余してしまうかもしれません。
業務効率化を推し進めるのであれば、まずはそれぞれが抱える仕事を可視化できる仕組みを整えましょう。そして「チーム全体の仕事を全員でこなす」という意識を育てることで、効率よく仕事を進めやすくなります。
社員教育
業務効率化を意識するのであれば、上の立場の人間が指示するだけではいけません。具体的に何をどうすれば効率化につながるのか、社員一人一人がしっかりと意識した上で、適切な行動を心掛けることが大切です。
そのために欠かせないのが社員教育です。仕事を効率よく完了させていく方法や、チームで仕事に取り組む姿勢など、定期的にセミナーを行うことが社員意識の向上につながっていきます。
長期的な目線を意識しながら、業務効率化を進めていきましょう。
職場環境から社員の意識まで、一つ一つ丁寧に整えていくことで、業務効率は徐々に良くなっていくはずです。オフィス移転で職場環境を変えることも、効率アップのための一つの方法だと言えます。ぜひ意識してみてはいかがでしょうか。
