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名刺はビジネスに欠かせないマストアイテムです。
ただ、あまりにも量が増えると保管場所に困ったり、いざ使いたい時にすぐに取り出せないことも。
そして基本的に個人が管理するため、顧客や情報の社内共有が難しいという一面もあります。
最近ではアプリを使い、名刺をデジタル管理する企業が増えています。
名刺をデジタル管理すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
名刺管理アプリとは？文字認識機能でデジタル化！
名刺管理アプリは多数ありますが、いずれも文字認識機能（OCR）を用いるシステムです。
カメラ、スキャンなどで名刺を画像として読み取り、書かれている文字をデータとして取り込みます。
データ化された名刺の情報はアプリの中で保管され、自動的にインデックスへの振り分けがおこなわれるため、検索が簡単にできるようになります。
ExcelやWordのエクスポートに対応しているアプリも多々ありますので、必要な機能を備えたアプリを選びましょう。
データ化した名刺の活用で広がるビジネスチャンス
名刺をデータ化し、社内で閲覧しやすい状況にすれば、顧客の情報の共有が手軽になります。
多くの名刺管理アプリはさまざまなデバイスに対応しているため、クラウド上にデータを保管しておけば外出先からスマートフォンやタブレットですぐに閲覧できます。
外回りで時間が空いた時、「あの企業のAさんに挨拶に行こうかな、でも連絡先が分からないな」と思っても、その場で確認が可能です。
また、リモートでの仕事が増えている昨今ではオンライン会議でしか会ったことのない方も増えています。そんな時にオンライン名刺交換機能があれば、名刺交換が可能になります。
顧客データを社内で共有していくことで手が回らなかった項目を掘り起こし、新たなビジネスチャンスを作れる可能性も生まれるでしょう。
情報漏洩を防ぐ効果も！
名刺をデータ化して社内クラウドに保管しておけば、情報漏洩の防止にも役立ちます。
名刺を持ち歩いていた営業マンがうっかり紛失してしまうようなことがあれば、顧客データの漏洩が懸念されます。
しかしアプリを使った社内クラウドへの保管・閲覧を社内ルールにしておけば、紛失する危険性がなくなるという効果が期待できるでしょう。
情報管理は現代のビジネスに必須のスキル、マナーです。
名刺管理の方法を変えるだけで安全性が増すのなら、ぜひとも活用してみていはいかがでしょうか。
導入にはコストがかかり、デジタルガジェットが苦手な人にとっては使いこなせるまでに多少の努力が必要になりますが、それを上回るメリットを持つのが名刺管理アプリです。
業務の効率化や情報関連のセキュリティ強化など、企業に役立つ機能を活かし、新たなビジネスチャンスに結びつけましょう。
