2021/06/20オフィス移転の重要項目!電話・インターネット回線の移設手続き

普段当たり前のように使っているオフィスの電話やインターネットですが、移転の時にはやや手間のかかる手続きが必要です。

電話やインターネットはオフィス移転直前まで使いたいですし、移転直後はその日から開通させたい重要なものです。

オフィス移転時の手続きについて、スムーズに進められるように事前準備をしておきましょう。

遅くとも移転2ヶ月前までに着手する

電話やインターネット回線の移設手続きには時間がかかるためで、早ければ早いほど理想的です。

早ければ2週間程度で開通が可能なのですが、繁忙期やキャリアによっては1ヶ月以上かかることも有り得ます。

書類での申請が必要なこともありますので、遅くとも移転日の2ヶ月前、可能であれば移転が決定されてからすぐに取りかかることをおすすめします。

また、移設工事をする業者の選定も必要です。

業者にはオフィスの移転日やそれ以前の日程で工事が可能であるか確認しましょう。

電話の移設手続きの注意点

電話番号はNTTの基地局の位置で割り振られており、移転で対応基地局が変更になる場合には、同じ番号を継続して使えなくなる可能性があります。

116に問い合わせれば確認することもできますので、電話番号に変更があるかははじめに確認しておきましょう。

オフィス移転に合わせて、電話環境を変えることもあるでしょう。

アナログ回線、デジタル回線(ISDN)、050IP電話回線、光IP電話回線、クラウドPBXなど、必要に応じて手続きも異なりますので注意しましょう。

電話とインターネットがセットになっている契約プランも多いので、自社で必要なサービスがなにかはあらかじめ取りまとめておくとスムーズです。

また新しい電話番号になった場合には、旧番号からの電話転送サービスの利用をおすすめします。

移転後すぐに新しい電話番号が周知されないケースも多く、旧番号から転送されないと、連絡が取れないと誤解した顧客が離れ、ビジネスに大きな影響が出てしまいかねません。

インターネットの移設手続きの注意点

インターネットの契約は通常は回線事業者とプロバイダーの契約です。

この契約の仕方はプロバイダーが回線契約を一括している場合、プロバイダーと回線事業者と別個で契約している場合とで連絡する相手が異なりますので、まずどのような契約をしているのかを確認しましょう。

そのうえで移転後も同じ契約を継続するか、新規で回線とプロバイダーを契約するかを決めましょう。

入居先の建物によって利用できる回線事業者とプロバイダーは異なるため、契約内容が変更することや、業者が対応しなければ現契約を解約して別業者と新契約を締結する必要などが起きることがあります。

また業者に確認することとしては、新規契約でも解約の場合でも工事の必要があるか、レンタル機器があれば受取・返却の手続きがいるか、また契約プランによる利用料金の支払方法や違約金があるかなど確認しておきましょう。

オフィスの移転はするべきことが多く、目が回ってしまいそうになりますが、1つずつ確実に進めていきましょう。

とくに電話とインターネットは業務にダイレクトな影響を与える事項です。

業者と密な連絡を取り、効率的で確実な方法を選択してください。

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