オフィス引越しの流れは？相場と費用を抑える方法、おすすめ引越し業者もご紹介

「オフィスの引っ越しは、何から手をつければよいのか分からない」「どの業者に、どこまで依頼すればよいのか判断できない」と、頭を悩ませている経営者・ご担当者も多いのではないでしょうか。

オフィスの引っ越し作業は、専門の引っ越し業者に依頼するのが一般的です。しかし、業者選びだけでなく、社内のスケジュール調整や役割分担、ビル側への報告、官公庁への届け出など、自社で進めるべき準備も数多くあります。経営者の方自身がプロジェクトを推進する場合や、プロジェクト担当が総務を兼任する少人数のチームにとっては、本業と並行して進めるだけでも大きな負担になり得るでしょう。

本記事では、オフィス移転を控えた企業様に向けて、オフィス引っ越しの基本的な流れと注意点、費用の相場、費用を抑える4つの方法を詳しく解説します。

あわせて、法人のオフィス引っ越しにおすすめの業者5社のメリット・デメリットや、引っ越しの手間を減らせる「セットアップオフィス」についても紹介していますので、ぜひ自社の移転計画にお役立てください。

オフィス引っ越しの基本的な流れ

スムーズにオフィス移転を進めるには、作業の全体像を把握したうえで、綿密な計画を立てることが欠かせません。ここでは、オフィス引っ越しの基本的な流れを6つのステップに分けてご紹介します。以下のチェックリストに沿って、一つずつ確認していきましょう。

ステップ

1. 引っ越し業者の選定
2. 業者に依頼する作業範囲を決める
3. 引っ越しまでのスケジュール作成
4. 社内における役割分担
5. 移転物品・残留物品・廃棄物のリスト作成
6. 荷物の梱包作業

1.引っ越し業者を選定する

まず取り組むのは、引っ越しを依頼する業者の選定です。業者によって料金は異なるため、1社に絞らず複数社から見積もりを取ることが大切です。

同じ業者でも、引っ越しの日程や曜日、時間帯によって費用が変わる場合があります。候補となる日時をいくつか用意したうえで見積もりを依頼すると、条件の違いによる差が見えやすくなるでしょう。

見積もりの比較方法は後述しますので、この段階では、まず候補となる業者を複数ピックアップしておきましょう。

2.業者に依頼する作業範囲を決める

見積もりを依頼したら、どの作業を業者に任せ、どこまでを自社で対応するのかを明確に決めておくことが重要です。これは、業者がオフィスを訪問して見積書を作成する際、依頼する作業範囲がそのまま金額に反映されるためです。

具体的には、備品の梱包や搬出といった細かい作業を自社で行い、その分の作業費用を抑える方法もありますが、自社で対応する範囲を広げるほど、当然ながら担当者や従業員の負担は増えます。人員の限られたスタートアップ・ベンチャー企業では、コストと工数、事業への影響を考慮しながら判断するようにしましょう。

3.引っ越しまでのスケジュールを作成する

作業内容が決まったら、引っ越し当日までのスケジュールを組み立てます。特に春や秋はオフィス引っ越しの需要が高まる時期のため、できるだけ早めに業者の予定を確保しておくことが重要です。業者側の予約状況によっては、希望どおりの日程が取れないケースもあります。

社内に向けては、スケジュールの計画と告知を同時に進めましょう。執務室や会議室以外の備品は事前に梱包・搬出しておくなど、通常業務への影響を最小限に留める段取りを組んでおくと、当日の作業がスムーズになります。

あわせて、ビルの貸主（オーナー）や管理会社へのスケジュール報告も忘れずに行いましょう。ビルによっては作業できる日程や時間帯に制限があるため、希望日で実施できるかを早めに確認しておくと安心です。

4.引っ越しの役割分担を決める

オフィスの引っ越しを進めるうえでは、誰がどの役割を担うのかを事前に分担しておくことが欠かせません。具体的には、以下のように作業を切り分けて依頼するとよいでしょう。

分担する作業の例

• 従業員および取引先、顧客への事前告知
• 従業員向け引っ越しマニュアルの作成（PCデータのバックアップ、梱包方法、ラベル付けの位置、ダンボールの積載場所など）
• 旧オフィスおよび新オフィスの立ち会い
• 官公庁への届け出

統括は総務などの部門が担うことが多いですが、小規模な企業では経営者自身が旗振り役を担うケースも少なくありません。特に、経営者や担当者が他の業務と兼任で移転を進めるスタートアップ・ベンチャー企業では、統括役1人がすべてを抱え込むと抜け漏れが生じやすくなります。作業ごとに担当するメンバーを決め、分担して進める体制をつくっておきましょう。

5.移転物品・残留物品・廃棄物リストを作成する

オフィス家具や備品については、新オフィスに持っていくもの／廃棄するもの／旧オフィスに残すものの3つに分類し、リストにまとめておきましょう。あらかじめ分類しておくことで業者に伝える荷物の量が明確になり、見積もりや当日の作業を正確に進めやすくなります。

分類の際には、家具や備品が自社で購入したものか、リース契約のものか、あるいはオフィス物件に据え付けられたものかもあわせて確認しておきましょう。所有区分によって扱いが変わるため、自社の判断だけで廃棄や移設を決めないよう注意が必要です。

6.荷物の梱包作業を行う

最後に、引っ越し当日までに荷物の梱包を完了し、すぐに搬出できる状態にしておきます。業者に依頼した作業範囲を改めて確認しながら、自社で対応すべき梱包作業を計画的に進めていきましょう。

梱包にあたっては、ステップ4で作成した従業員向けマニュアルに沿って、梱包方法やラベル付けの位置、ダンボールの積載場所を社内で統一しておくことが大切です。こういった共通ルールを設けておくことで、当日の搬出作業がスムーズになるだけでなく、新オフィスでの荷解きもスムーズになります。

なお、PCやコピー機などの精密機器は、梱包や搬出の際に衝撃が加わると故障の原因になり得ます。通常の荷物とは分けて、扱いを慎重に検討しておくことをおすすめします。

オフィス引っ越しの注意点

実際に引っ越しを進める際には、トラブルにつながりやすいポイントがいくつかあります。ここでは、ビルの作業制限や官公庁への届け出など、特に注意しておきたい4つの点を解説します。

ビルの作業制限を事前に確認する

ビルによっては引っ越し作業ができる日程や時間帯が制限されていることもあります。希望するスケジュールで作業を実施できるか、早めに確認しておきましょう。

特に平日の日中は、他のテナントの業務や共用部の利用に影響が出ないよう、引っ越し作業が禁止されているビルが多く、休日や夜間の作業を前提にスケジュールを組む必要が出てくるケースもあります。旧オフィスと新オフィスで条件が異なる可能性もあるため、それぞれの貸主（オーナー）や管理会社に確認しておくことをおすすめします。

確認の際には、日程・時間帯だけでなく、搬出入に使う経路やエレベーターの利用条件、養生の範囲、作業届の提出期限などもあわせて聞いておくと、当日のトラブルを防ぎやすくなります。これらの条件を見積もり依頼時に業者へ伝えておけば、必要な人員や作業時間を正確に見積もってもらえるでしょう。

官公庁への届け出を漏れなく行う

オフィスを移転すると、法務局や税務署、年金事務所、労働基準監督署、郵便局など、複数の官公庁へ住所変更などの届け出が必要になります。

これらの手続きは、引っ越し作業そのものとは別に、法人としての義務や取引上の実務に関わるものですが、届け出先が多くそれぞれ手続きの内容や期限が異なるため、漏れが生じやすい箇所と言えます。届け出を怠ると、登記や税務、社会保険などの手続きに支障が出るおそれがあるため、役割分担の段階で担当者と期限を明確にしておくことが大切です。

引っ越し当日の作業に意識が向きがちですが、届出のタスクは移転作業とは別のリストで管理し、移転後も期限内に処理できるよう進めていきましょう。

届出先を一覧で確認したい方は、「官公庁手続きチェックリスト」もぜひご活用ください。

リース品・備え付け備品の扱いを確認する

オフィス家具や備品を分類する際には、自社で購入したものか、リース契約のものか、オフィス物件に据え付けられたものかによって、扱いが変わる点に注意が必要です。見た目では区別がつきにくいものも多く、自社所有品と思い込んで処分してしまうと、後からトラブルになるおそれがあります。

これは、リース品の所有者があくまでリース会社であり、契約終了時には返却するのが原則であるためです。複合機やサーバー、電話設備などはリース契約のケースが少なくないため、移設や処分の可否をリース会社や保守会社に確認しておきましょう。

分類	例	扱い
自社所有	デスク、チェア、自社購入のPC	移設・売却・廃棄を自社で判断できる
リース・レンタル	複合機、サーバー、電話設備	リース会社・保守会社へ移設の可否を確認する
物件に据え付け	照明、間仕切りなど	賃貸借契約や原状回復工事の区分と照合する

また、据え付けの設備は、賃貸借契約や原状回復工事（退去時にオフィスを借りた当初の状態へ戻す工事）の区分によって、残すべきか撤去すべきかが決まります。契約書を確認したうえで、貸主（オーナー）や管理会社と認識を合わせておきましょう。

精密機器は業者との作業範囲を明確にする

オフィスにはPCや周辺機器、液晶テレビ、コピー機などさまざまな精密機器があります。梱包や搬出の際に衝撃が加わると故障の原因になるため、誰がどこまでの作業を担うのかを業者との間で明確にしておくことが重要です。

線引きが曖昧なままでは、万が一故障した場合に責任の所在がはっきりしないおそれがあります。業者に依頼する際は、保険の有無や、メーカー・保守会社による対応が必要かどうかも含めて、見積もりの段階で確認しておきましょう。

オフィス引っ越し費用の相場

まず前提として、オフィスの引っ越し費用は時期や日程、地域によって変動するため、明確な相場は存在しないのが実情です。ただし、目安として、3月から4月上旬の繁忙期以外であれば従業員1名あたり2万円〜3万円程度といわれており、繁忙期にはその1.5倍程度の費用がかかるケースが多いようです。

たとえば従業員10名の企業であれば、通常期で20万円〜30万円程度、繁忙期では30万円〜45万円程度が目安となります。同じ引っ越しでも時期によって10万円以上の差が出る可能性があるため、移転時期の選択は経営判断として無視できないポイントと言えるでしょう。

また、オフィスビルにエレベーターがない場合や、大型の什器がある場合は、別途料金が発生する可能性があります。業者によって料金体系も異なるため、複数の引っ越し業者に見積もりを依頼し、内容を比較したうえで判断することをおすすめします。

引っ越し費用を抑える4つの方法

引っ越し費用は工夫次第で、ある程度費用を抑えることも可能です。ここでは、費用を抑えるための主要な4つの方法をご紹介します。

1.繁忙期・土日を避ける

まず大切なのが、引っ越しのタイミングです。前述のとおり、繁忙期には通常期の1.5倍程度の費用がかかるケースが多く、需要が集中する3月から4月上旬の繁忙期を避けるだけで、費用の水準を抑えることができます。

また、同じ時期でも、日程や曜日、時間帯によって費用が異なる場合があります。土日や時間指定にこだわらず、できる限り業者の予定に合わせやすい日程を選ぶことで、費用を抑えられる可能性が高くなるでしょう。

繁忙期は費用だけでなく、そもそも希望日に業者を確保しにくいという問題もあります。日程に柔軟性を持たせておくことは、事業計画上のリスク対策としても重要です。

2.複数社から相見積もりを取る

引っ越し業者によって料金は異なるため、必ず複数社から相見積もりを取るようにしましょう。見積もりを比較し相場を把握することで、適正な価格帯を見極めることにもつながります。

見積もりを依頼する際は、日程や曜日、時間帯の候補を複数用意しておくと、条件による費用の違いも把握しやすくなります。また、総額だけを見て判断するのではなく、養生や梱包資材、不用品の処分、夜間・休日の作業などが見積もりに含まれているかを確認し、同じ項目で比較することが大切です。

一見安く見える見積もりでも、含まれていない作業が後から追加料金として発生すれば、結果的に割高になるおそれがあります。見積もり確定後に追加料金が発生する条件についても、あらかじめ確認しておきましょう。

3.自社で対応する作業範囲を広げる

引っ越し業者の料金は依頼する作業範囲に応じて決まるため、備品の梱包や搬出といった細かい作業を自社で行えば、その分の作業費用を節約できます。

具体的には、書類や小物の梱包、ダンボールへのラベル付け、不用品の仕分けなどは、従業員向けのマニュアルを整えれば自社でも対応しやすい作業です。一方で、大型の什器の搬出や精密機器の運搬は、故障や事故のリスクを考えると業者に任せたほうが安心と言えるでしょう。

ただし、自社対応範囲を広げるほど従業員の対応工数が増え、通常業務に影響が出る可能性は否めません。特に少人数のスタートアップ・ベンチャー企業では、本業に割く時間が削られることでのリスクも大きいため、費用とのバランスを見極めて線引きすることが大切です。

4.不用品を事前に処分して物量を減らす

当然のことですが、引っ越し費用は運ぶ荷物の量によっても変わります。そのため、不用品を事前に処分して物量を減らすことも有効な方法のひとつです。

計画段階で「廃棄物リスト」を作成し、新オフィスで使わない家具や備品、保管の必要がなくなった書類などは、引っ越し前に処分や売却を済ませておきましょう。物量が減れば、運搬に必要なトラックや作業人員も少なく済み、新オフィスの収納スペースにも余裕が生まれます。

ただし、オフィスから出る不用品は種類によって産業廃棄物にあたるものもあり、処分の責任は排出した企業側にあります。どのようなものが産業廃棄物にあたるのか、自治体のルールなどを事前に確認し、適切に処分できるようにしましょう。

法人オフィスにおすすめ！引っ越し業者5選

ここでは、法人のオフィス引っ越しに対応している引っ越し業者を5社、それぞれのメリット・デメリットとあわせてご紹介します。知名度や価格だけで選ぶのではなく、自社の規模や依頼したい作業範囲に合っているかという視点で比較してみてください。

1.サカイ引越センター

大手の引っ越し業者であるサカイ引越センターは、ユーザーからの満足度が非常に高く、さまざまな調査やランキングでも常に上位にランクインしています。

メリット

サカイ引越センターの最大のメリットは、高い作業品質です。荷物の梱包や搬出作業の丁寧さはもちろん、作業スピードが速いのも特徴です。作業時間は通常業務にも影響するため、作業スピードの速さは大きなメリットと言えるでしょう。

デメリット

サカイ引越センターは、他社と比べてコストが高くつく傾向にあるようです。ただし、引っ越しにかかる費用は時期によって大きく異なるため、スケジュールとの兼ね合いも考えて判断しましょう。

サカイ引越センターの詳細をみる

2.アリさんマークの引越社

テレビCMでおなじみのアリさんマークの引越社は、個人から法人まで幅広く対応している引っ越しのプロ集団です。独自の「視察システム」が設けられており、接客対応や作業品質を定期的にチェックする仕組みがあります。個人・法人を問わず、多くのユーザーから高く評価されています。

メリット

アリさんマークの引越社は、大規模なオフィスの引っ越しを多数手がけてきた実績があるため、信頼性は抜群です。また、不用品の処分やスケジュールの調整など、さまざまな要望に対して相談に乗ってくれます。

デメリット

引っ越し作業が完了した後のダンボール回収サービスは、有料オプションです。オフィス移転にあたっては大量のダンボールを処分する必要があるため、事前に回収の条件や時期を確認し、オプションを付けるかどうかを検討しておきましょう。

アリさんマークの引越社の詳細をみる

3.アート引越センター

アート引越センターも大手の業者です。ダンボール廃棄の必要がない「エコ楽ボックス」や、女性スタッフが対応してくれる「レディースパック」など、他社にはないオリジナリティあふれるサービスを提供しています。

メリット

アート引越センターには多様なサービスが充実していますが、中でも「エコ楽ボックス」はダンボール廃棄を減らし、作業負担を軽減できるためおすすめです。地球環境にも配慮されたサービスで、SDGsの取り組みにもつながります。

デメリット

アート引越センターは作業品質が高く、独自のサービスも充実していますが、コスト面で突出した安さがあるわけではありません。資金面に余裕がなく、できるだけ引っ越し費用を抑えたい場合は、他社と比較検討しましょう。

アート引越センターの詳細をみる

4.スター引越センター

スター引越センターは、1998年創業の業者です。大手に比べると知名度は低いですが、年間10,000件もの引っ越しを請け負っています。「ハイクオリティ＆ローコスト」を掲げており、コストパフォーマンスの高さが最大の特徴と言えるでしょう。

メリット

スター引越センターの最大のメリットは、大手を圧倒するほどの作業品質の高さとコストの安さです。低価格な料金設定に加え、見積もり確定後は一切の追加料金を請求しないと決められているのも安心です。万が一、引っ越し作業に満足できなかった場合には基本料金を全額返金する保証もあり、いかに作業品質に自信をもっているかが分かります。

デメリット

大手の引っ越し業者とは異なりスタッフが少ないため、見積もり訪問や作業日程の連絡が遅れるケースもあるようです。なかなか連絡が来ない状況が続くようであれば、こちらから問い合わせましょう。

スター引越センターの詳細をみる

5.メリー引越サービス

メリー引越サービスは、2008年創業の業者です。急な見積もり依頼にも臨機応変に対応でき、作業品質も高いと評判です。

メリット

メリー引越サービスはオフィス引っ越しのノウハウが豊富で、ベテランの作業員が多数在籍しているため、信頼性は抜群です。また、不用品の処分にも対応している点も魅力です。

デメリット

大手の引っ越し業者に比べるとスタッフが少ないため、大規模なオフィスの引っ越し作業には時間がかかる場合や、スケジュール調整が難しいことが想定されます。見積もりの段階で、希望する期日までに引っ越しできるかを確認しておきましょう。

メリー引越サービスの詳細をみる

引っ越しの手間を減らすなら「セットアップオフィス」もおすすめ

ここまでオフィスの引っ越し費用を抑える方法をご紹介してきましたが、引っ越しに伴う手間や費用そのものを削減する方法として、「セットアップオフィス」の活用も有効です。

セットアップオフィスとは、オフィス家具や備品、内装があらかじめ備わった状態で貸し出されるオフィスのことです。内装工事が不要なためオフィス移転にかかる初期費用を大きく抑えることができ、家具や備品を新たに運び込む必要がない分、引っ越し業者に依頼する物量も抑えられます。こうした点から、効率的なオフィス移転の方法として注目を集めています。

セットアップオフィスについて詳しく知りたいという方は、解説記事「セットアップオフィスとは？通常オフィスとの違いや魅力を徹底解説」もぜひ合わせてチェックしてみてください。

引っ越しの手間や負担を減らすオフィス選びも、ぜひご相談ください

本記事では、オフィス引っ越しの基本的な流れと注意点、費用の相場、費用を抑える方法、さらにはおすすめの引っ越し業者についてもご紹介してきました。

引っ越しには、業者の選定以外にも、多くの工程や注意点があることをご理解いただけたかと思います。

特に、限られた人員で移転を進めるスタートアップ・ベンチャー企業にとって、それらの対応にかかる工数や費用は大きな負担です。そのため、セットアップオフィスのように、引っ越しの手間と移転にかかる費用そのものを抑えられる選択肢を知っておくことが、効率的なオフィス移転につながります。

移転先を検討中で、効率的な移転を実現できるオフィスをお探しの方は、ぜひ一度オフィス不動産のプロであるサンフロンティア不動産にご相談ください。貴社のオフィス移転を全力でサポートいたします 。