オフィスを初めて借りる方必見！契約までの流れと注意点を解説

「起業を機に、初めてオフィスを借りることになった」「何から手をつければよいのか分からない」といった不安を抱える経営者・ご担当者も多いのではないでしょうか。

オフィス探しでは、賃料や立地だけでなく、入居審査に必要な書類や契約形態、内装・通信工事、設備環境など、事前に確認すべき項目が数多くあります。居住用の賃貸物件とは異なり、契約を済ませてもすぐに業務を始められるとは限りません。物件探しから実際の入居までは、1ヶ月以上の期間を要するのが一般的です。

さらに、敷金や保証金をはじめとする初期費用は、数百万円単位にのぼるケースもあります。資金計画を立てないまま話を進めてしまうと、事業のスタートそのものに影響が出かねません。

本記事では、初めてオフィスを借りる企業様に向けて、オフィス契約の基本的な流れや初期費用の目安、契約前に確認しておきたい注意点を詳しく解説します。

費用と手間を抑えてオフィスを構える方法もご紹介しますので、物件探しや資金計画をスムーズに進めるために、ぜひお役立てください。

オフィス契約の基本的な流れ

では、実際にオフィスを借りるまでには、どのような工程を踏むのでしょうか。ここでは、契約までの流れを5つのステップに分けてご紹介します。

ステップ

1. 希望の条件を整理する
2. 物件を探し、内見してみる
3. 入居申し込みをする
4. 入居審査を受け、契約する
5. 内装工事や電気・通信工事などを行う

特に、サービスのローンチ時期や採用開始時期が決まっているスタートアップ・ベンチャー企業にとっては、稼働開始日から逆算して動き出せるかどうかが、そのまま事業スピードに直結します。まずは全体像を押さえたうえで、各ステップを確認していきましょう。

1.希望の条件を整理する

はじめに取り組むべきは、オフィスに求める条件の整理です。条件が曖昧なまま物件探しを始めてしまうと、比較の軸が定まらず、物件選びに余計な時間がかかってしまいます。特に重要な「予算」「オフィスの広さ」「立地」「設備内容」「契約内容」の5点について、まずは明確にしておきましょう。

予算

賃料や共益費といった毎月のコストだけでなく、契約時にかかる初期費用まで含めた総額で上限を決めておくことが重要です。

オフィスの広さ

従業員1名あたり2〜3坪程度が目安です。企業によっては執務スペース以外に応接スペースやミーティングスペースを確保する必要もあるため、事前にオフィスの利用シーンを想像しておくことが大切です。

立地

最寄り駅からの距離や通勤のしやすさに加えて、周辺にどのような企業が多いのかも確認しておきましょう。同じ業種が集まるエリアであれば企業間の横のつながりが生まれやすく、業界の動向といった情報も得やすくなります。治安や騒音といった周辺環境もあわせてチェックしておくと安心です。

設備内容

空調やインターネット回線、セキュリティー設備など、自社の業務に欠かせない設備要件を先に洗い出しておきます。この段階でリスト化しておけば、内見時の確認漏れを防ぎやすくなります。

契約内容

契約形態や契約期間、解約時の条件についても、物件を探し始める前に希望を整理しておきたい項目です。契約内容は入居後の柔軟性を左右するため、後述する注意点とあわせて確認しておきましょう。

とはいえ、すべての条件を満たす物件が見つかることはほとんどありません。条件には優先順位をつけ、譲れないポイントから絞り込んでいくのがおすすめです。経営者やオフィス移転担当者と相談しながら進めましょう。

2.物件を探し、内見してみる

資料に掲載された情報と、現地で受ける実際の印象は異なるものです。希望する条件が決まったら、合致する物件をピックアップし、実際に足を運んで内見しておきましょう。

入居後に不足が判明した場合、追加の工事費用が発生したり、業務効率の低下につながったりする可能性があります。内見時は、広さや立地といった基本情報だけでなく、設備環境まで細かく確認しておくと安心です。

なお、内見時に特にチェックしておきたいポイントとしては、具体的に以下のような項目が挙げられます。

• エレベーターの台数
• セキュリティー設備
• オフィス内の床の配線方式
• 空調設備や電気の容量
• インターネット回線の状況
• 室内の音の響きや人の動線

移転業務を少人数で兼任しているケースでは、内見のたびに担当者の工数が発生します。確認したい項目は内見前にリスト化し、1回の内見で見るべきポイントを押さえておくことが、効率的で失敗のないオフィス選びにつながるでしょう。

3.入居申し込みをする

入居したい物件が決まったら、申し込みへ進みます。申し込みと同時に入居審査が実施されるため、必要書類を事前に揃えておくとスムーズです。

法人の場合、一般的に以下の書類提出を求められます。

法人の申し込み時に必要な書類の例

• 入居申込書
• 登記簿謄本（申込時は写しでも可能な場合あり）
• 会社概要
• 決算書（貸借対照表・損益計算書・販売管理費明細等）
• その他、物件によって提出を求められる書類

個人事業主の場合は、所得証明や本人確認書類などの提出が求められます。また、必要な書類は不動産会社によっても異なるため、事前に確認しておきましょう。

4.入居審査を受け、契約する

必要書類を提出して申し込みが完了すると、貸主（オーナー）や不動産会社、保証会社による入居審査が行われます。審査にかかる日数は、1週間程度のケースが多いですが、申し込み状況や審査の内容によっては、それ以上の日数がかかることもあります。

審査が終わり、契約条件について合意した後に、契約書を締結します。

この際に注意したいのが、登記簿謄本や印鑑証明書は写しではなく原本が必要になる点です。さらに取得日から3ヶ月以内の証明書類であることが求められるため、間違いのないように事前に確認しておきましょう。

書類の取得には日数がかかることもあります。審査を待っている期間などを活用し、並行して準備を進めておきましょう。

5.内装工事や電気・通信工事などを行う

審査を通過し正式に契約が締結されると、契約開始日からオフィスへの入居が可能になりますが、実際に業務を始められるのは、すべての工事が完了してからです。

賃貸オフィス物件の多くは、入居前に内装工事や電気・通信工事などが必要になります。これらは専門の業者へ依頼することになるため、打ち合わせや見積もりの期間も含めると、相応の日数を見込んでおかなければなりません。

つまり、契約開始日と稼働開始日は同じではないという点に、十分注意してください。工事期間が延びるほど、業務に使えていない期間の賃料を負担することになるため、スケジュールには余裕を持たせておきましょう。

オフィス契約にかかる初期費用の目安

オフィスを借りるうえで、やはり気になるのがコストではないでしょうか。初期費用の金額や条件は物件によって異なりますが、ここでは賃料20万円（6坪）の小規模オフィスを借りる場合を想定し、費用の内訳と目安をご紹介します。

費用項目	相場	金額（賃料20万円・6坪の場合）
敷金・保証金	賃料の0ヶ月〜12ヶ月分	0円〜240万円
礼金	賃料の0ヶ月〜2ヶ月分	0円〜40万円
保証委託料	賃料の1ヶ月分	20万円
仲介手数料	賃料の1ヶ月分	20万円

上記の内訳を合計すると、初期費用はおよそ120万円〜500万円程度となります。賃料20万円の小規模オフィスであっても、契約時点で賃料の10倍以上の資金を用意する必要がある計算です。

なかでも金額が大きいのが敷金・保証金です。これらは退去時に返還される可能性がある費用ですが、契約時にはまとまった現金として支払う必要があります。手元のキャッシュを事業成長に投資したいスタートアップ・ベンチャー企業にとっては、決して小さくない負担となることを事前に把握しておきましょう。

なお、敷金や保証金、礼金の条件は物件によって異なります。不動産会社によっては、敷金ゼロの物件や仲介手数料が無料の物件を紹介してくれるケースもあるため、初期費用を少しでも抑えたい場合は、まず相談してみることをおすすめします。

おすすめ物件のご紹介：敷金無しの居抜き・セットアップオフィス一覧はこちら

オフィスを契約する際の4つの注意点

契約までの流れと費用の全体像がつかめたところで、続いて確認しておきたいのが契約時の注意点です。ここでは、初めてオフィスを借りる企業様に特に押さえていただきたい4つのポイントを解説します。

1.普通借家契約か定期借家契約かを確認する

オフィスの賃貸借契約には「普通借家契約」と「定期借家契約」の2種類があり、どちらの契約形態にあたるのかを必ず確認しておく必要があります。

これは、契約期間が満了した後の扱いが大きく異なるためです。

普通借家契約は、契約期間が満了しても原則として更新されます。一方、定期借家契約は期間満了をもって終了し、原則として更新されない契約です。引き続き入居するには再契約が必要ですが、その可否は貸主（オーナー）の判断に委ねられます。

つまり定期借家契約では、自社の意向にかかわらず移転を迫られる可能性があるということです。将来の事業計画を立てる上でも、契約形態と契約期間はセットで確認しておきましょう。

2.解約予告期間と原状回復の条件を確認する

オフィスの賃貸借契約は、居住用物件に比べて解約時の制約が大きい傾向にあるため、入居時の条件だけでなく、退去する際の条件まで契約前に確認しておくことが重要です。

例えば、解約の申し出については、解約日の3ヶ月〜6ヶ月前までに通知することを求められるのが一般的です。通知が遅れると、すでに使っていないオフィスの賃料を払い続けることにもなりかねません。

また、あわせて確認したいのが原状回復の条件です。原状回復とは、退去時に、借りた物件を入居時の状態に戻して返却することを指します。どこまでを借主が負担するのかは契約書の記載によって異なり、この範囲の認識のずれが、退去時のトラブルのもとになります。事前に明確にしておきましょう。

3.事業計画書を作成する

会社の立ち上げと同時にオフィスを借りる場合、設立間もない企業は決算書などの判断材料が乏しく、審査に通らないケースもあります。そのため、前もって事業計画書を作成しておくのがおすすめです。

事業計画書には、事業内容の詳細や経営者のこれまでの実績など、信用を獲得するための情報を記載しましょう。実績を数字で示しにくい時期だからこそ、事業の将来性と代表者の信頼性を伝える資料が、審査を通過するための有効な材料になります。

4.初期費用を払った後に残るお金を把握する

契約を決める前に、初期費用を支払った後に手元に残る金額を把握しておきましょう。

前述のとおり、賃貸オフィスの契約には数百万円単位の高額な初期費用が必要となり、会社運営において大きな負担となります。

さらに入居後も、賃料・共益費に加えて水光熱費や通信費、清掃費といったさまざまな経費が毎月発生します。コピー機や電話機などのリース料金も見込んでおく必要があるでしょう。

支払える金額と、支払っても事業を回していける金額は別物です。初期費用の支払い後に残る運転資金を確認し、余裕のある資金計画を立てることが大切です。

費用と手間を抑えたいならセットアップオフィス

ここまで解説してきたとおり、オフィスの契約には高額な初期費用がかかり、入居までにも相応の期間を要します。その負担をできるだけ抑えたい企業様におすすめしたいのが「セットアップオフィス」です。

セットアップオフィスとは、あらかじめデザイン性の高い内装や什器・備品が整えられた状態で提供されるオフィスを指します。

最大のメリットは、入居にともなうコストを抑え、手間を減らせる点です。本来であれば1坪あたり10万円〜30万円かかる入居工事費用を抑えられるため、その分の資金を採用や開発といった事業投資へ振り向けることができます。

また、内装工事や電気・通信工事にかかる期間を短縮できることも見逃せません。業者の選定や打ち合わせといった工数も削減できるため、移転担当者を兼任している少人数の組織ほど恩恵が大きいといえるでしょう。

「オフィスに入居したいが、初期費用が高額で悩んでいる」「入居までの期間を1日でも短縮したい」という企業様にとって、セットアップオフィスは有効な選択肢となり得ます。

初めてのオフィス契約はサンフロンティア不動産にご相談ください

本記事では、これから初めてオフィスを借りる企業様に向けて、契約までの流れと初期費用の目安、契約時の注意点について解説しました。

移転先候補の検討から入居までには1ヶ月以上の期間を要すること、そして契約時には賃料の10倍以上にあたる初期費用が必要になるケースもあるなど、オフィス契約には、想像以上に押さえておくべきポイントが多くあります。

特に、限られた資金と人員で事業を進めるスタートアップ・ベンチャー企業にとって、数百万円単位の初期費用と数ヶ月に及ぶ準備期間は大きな負担です。

もし、初めてのオフィス契約や物件選びでお困りごとがございましたら、ぜひ一度オフィス不動産のプロであるサンフロンティア不動産にご相談ください。豊富な経験と実績によって培った知見をもって、貴社のオフィス選びを強力にバックアップいたします。